De Customs and Border Patrol is een afdeling van het Department of Homeland Security, belast met de missie om wapens en terroristen uit Amerika te houden. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor het afdwingen van de wetten over het binnenbrengen van verboden en beperkte items in het land. U kunt naar de douane schrijven als reactie op een bericht dat u heeft ontvangen dat het keramische servies dat uw tante uit Hong Kong u heeft gestuurd voor uw bruiloft verboden is. Andere redenen om contact op te nemen met de douane zijn onder andere vragen over het meenemen van uw huisdier naar de grens of het importeren van medicijnen omdat het goedkoper is op internet dan bij uw plaatselijke apotheek. Ongeacht de reden voor uw brief aan de douane, het moet voldoen aan het juiste letterformaat.
Bel het dichtstbijzijnde douanekantoor en grenswachtkantoor en ontdek aan wie u uw brief moet sturen. Als je bijvoorbeeld wilt weten of je een Afrikaanse trom kunt meenemen van je reis naar Ghana, vraag dan wie de leiding heeft over die divisie. Noteer de naam en titel van de persoon.
Volg de lay-out van een zakelijke brief: retouradres, datum, intern adres, aanhef, hoofdletter en sluiting. Laat twee lege spaties tussen elk deel van de letter in plaats van inspringen.
Schrijf indien mogelijk op briefhoofdpapier, omdat uw brief aan de douane er officiëler uitziet. Als u echter geen briefhoofd hebt, typt u uw adres in de linkerbovenhoek. Laat twee lege spaties open en typ vervolgens de datum in.
Voer het interne adres in. Dit is hetzelfde adres dat op de envelop wordt weergegeven. Het binnenadres is wat aangeeft dat het een zakelijke brief is, in plaats van een vriendelijke.
Begin met een aanhef. Schrijf 'Geachte', de naam van de officier en volg deze met een komma. "Dear Officer Jones,".
Ga meteen ter zake en vertel de douanier wat je schrijft. "Ik schrijf om te informeren naar de regels en beperkingen voor het importeren van een auto uit Japan."
Houd je alinea's en zinnen kort en blijf bij op het punt. Begin een nieuwe alinea als u een nieuw idee start en vergeet niet een dubbele spatie in te vullen. Vermijd doorlopende zinnen en gebruik geen groot woord als een klein woordje het net zo goed doet. Schrijf op professionele toon.
Geef aan welke actie u wilt ondernemen of wat u van plan bent te doen. Wanneer u schrijft over een kennisgeving van een aangepaste persoon om een artikel te verzamelen, bijvoorbeeld: "Houd er rekening mee dat ik volgende week het pakket uit Roemenië niet kan ophalen omdat ik momenteel niet in de stad ben."
Beëindig de brief met "Oprechtheid" en merk op dat deze wordt gevolgd door een komma. Laat een spatie over voor uw handtekening en typ vervolgens uw naam.
Laat je brief een uur of zo aan de douane over. Herlees uw brief en corrigeer spelling, grammatica of typfouten.
Tips
-
Ga naar "afdrukvoorbeeld" en zorg dat de letter op de juiste afstand staat. Als de stapel bovenaan staat, voegt u extra spaties toe zodat deze goed gecentreerd zijn op de pagina.
