Meer dan ooit moeten de managers van vandaag effectieve communicators zijn - niet alleen met degenen die zij persoonlijk zien, maar ook met degenen die vanuit huis of via satellietkantoren werken. Als het je ter ore is gekomen om twee mensen te introduceren die via e-mail zullen 'ontmoeten', maak je wat bekend staat als de 'virtuele introductie'. Zonder de voordelen van gezichtsuitdrukkingen en verbuigingen, is het essentieel dat je een juiste toon en kies je woorden zorgvuldig, ervan uitgaande dat ze evenzeer zullen worden onderzocht op wat je opneemt als wat je wilt weglaten.
Ken uw gehoor maar blijf trouw aan uw doel. De ene persoon moet eerst worden geïntroduceerd, de andere tweede, dus kies de bestelling met zorg. Als u bijvoorbeeld een schrijver en redacteur introduceert die samen aan een project zullen werken, is het aangewezen eerst de leidende persoon te introduceren. Als de twee mensen een gelijke status behouden maar één heeft meer anciënniteit, vermeld deze persoon dan eerst.
Begin met uit te leggen waarom je de introductie doet. Kies een toon die een afspiegeling is van je missie, wetende dat deze ook de teneur kan zijn van de relatie die je probeert te smeden. Uw toon moet ook uw managementstijl weerspiegelen en subtiel uw verwachtingen overbrengen. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat u 'graag een band smeedt tussen twee getalenteerde teamleden die anders misschien nooit de kans krijgen om samen te werken'.
Besteed evenveel tijd aan elke persoon, en belicht belangrijke punten over hun achtergronden en respectieve talenten. Misschien wilt u één alinea over elke persoon schrijven en eindigen met de contactgegevens van die persoon. Houd je ogen getraind op toon; als je over één persoon woedt, zorg er dan voor dat je uitademt over de ander.
Geef uw verwachtingen. Als u wilt dat ze telefonisch spreken, zeg dat dan. En geef ze een deadline om dat te doen. Wijs één persoon aan om het initiatief te nemen en aan u te melden dat zij met succes contact hebben gelegd.
Sluit uw virtuele introductie met een positieve noot - vermoedelijk op dezelfde manier waarop u ermee begon. Onderschat uw hoop op een productiesamenwerking. Als je positieve energie overdraagt, zou het besmettelijk moeten zijn.
Tips
-
Zoals met alle soorten schrijven, haast je niet om een virtuele introductie. Het loont om het opzij te zetten, andere taken uit te voeren en er vervolgens met een nieuw paar ogen naar terug te keren. Probeer het vanuit ieders gezichtspunt te lezen, bekijk uw woordkeuzen en maak eventuele herzieningen voordat u het verzendt.
