Uw organisatie heeft zojuist een nieuw programma gemaakt en u moet uw klanten hiervan op de hoogte stellen. De eenvoudigste manier om dit te doen is om elke klant een brief te sturen waarin hij / zij wordt geïnformeerd over het programma. Om de aandacht van de klant te krijgen, moet uw brief boeiend zijn zodat hij / zij deze kan lezen, en uw brief moet informatief zijn zodat hij / zij precies zal begrijpen waar het programma over gaat. Zelfs als het programma uw cliënt ten goede komt, hebben mensen de neiging onwillig om direct mailings te lezen, dus u moet precies de juiste balans vinden tussen informatie en overtuigingskracht.
Typ de datum en sla een regel over. Gebruik de functie Afdruk samenvoegen in uw tekstverwerkingsprogramma om de namen en adressen van de klant toe te voegen of weg te laten als u een algemene brief prefereert.
Sla een extra regel over en typ "Geachte heer / mevrouw (naam van de klant)" gevolgd door een dubbele punt, of typ "Geachte klant" gevolgd door een dubbele punt voor een algemene aanhef. Houd er echter rekening mee dat mensen sneller geneigd zijn om berichten te lezen die specifiek voor hen zijn gericht. Als u dus de namen en adressen van de klant kunt toevoegen, moet u dit doen.
Begin de brief met iets dat de aandacht van de klant trekt. Een relevant feit of statistiek kan hen interesseren; bijvoorbeeld. "Wist u dat u uw kinderen voor $ 50,00 per maand kunt verzekeren van ons nieuwe programma?" Beginnen met een direct voordeel zoals dit zal de aandacht van de klanten trekken en hen aanmoedigen om meer te lezen.
Geef de algemene details over het programma. Zorg voor voldoende informatie dat de klanten een weloverwogen beslissing kunnen nemen, maar niet zozeer dat u ze met kleine letters zult overweldigen. Vertel hen waar ze de details kunnen verkrijgen; plaats bijvoorbeeld op uw websitedetails en een welkomstpakket, samen met de programma-applicatie.
Vertel de cliënten wat ze moeten doen als ze geïnteresseerd zijn. Geef een telefoonnummer of website op waar ze zich kunnen aanmelden. Vermeld relevante data, plaatsen en deadlines, indien van toepassing.
Sluit de letter door 'Oprecht' in te voeren en sla drie regelafstanden over. Type je naam. Druk de letters af op de website van uw organisatie en onderteken in elke letter uw naam boven uw getypte naam. Als u niet in staat bent om elk exemplaar te ondertekenen, maak dan een afbeelding van uw naam en voeg deze in het document in, dus wanneer u de letters afdrukt, hebben ze elk een "handtekening".
