Ongelukken gebeuren. Soms zijn de resultaten klein; sommige ongevallen, zoals trein- of vliegtuigwrakken, gemorste chemicaliën of andere stoffen of explosies kunnen drastische gevolgen hebben. In het kielzog van dergelijke ernstige incidenten heeft het publiek het recht om te weten wat er is gebeurd en wat er gebeurt om het gebeurde te repareren. De PR-afdeling van een bedrijf kan de media een eerste bewaarverklaring bezorgen waarin de belangrijkste feiten over het incident worden uiteengezet en mensen laten weten dat u met de situatie te maken hebt. De verklaring moet zorgvuldig worden geschreven in duidelijke en beknopte taal.
Stel een persoon aan om de houdstermaatregel naar de media op te stellen en / of af te leveren. Typisch, bedrijven hebben een PR-personeel in dienst om deze zaken te behandelen. Begrijp echter dat de media mogelijk behoefte hebben aan informatie van de feitelijke besluitvormers van het bedrijf, zoals de eigenaar of chief executive officer.
Begin met uw bewaarverklaring door uw bezorgdheid te uiten over eventuele slachtoffers en uw empathie voor de situatie.
Vermeld de basisfeiten van het incident. Volgens SAE Communications moet je holdingverklaring de fundamentele vragen beantwoorden over wat er is gebeurd, wie erbij betrokken was, wanneer het gebeurde, waar het gebeurde en waarom het gebeurde. Geen van deze punten verdoezelen of negeren. Als er feiten niet klaar zijn om gedeeld te worden, kun je meestal de reden daarvoor uitleggen; u wilt bijvoorbeeld de families van slachtoffers op de hoogte brengen voordat u hun namen vrijgeeft. Evenzo kunt u weigeren de oorzaak van het incident gedetailleerd te bespreken totdat de resultaten van het onderzoek zijn voltooid.
In de meeste gevallen van een ernstig ongeval of incident werken bedrijven niet alleen, maar werken ze samen met eerstehulpverleners en andere organisaties, meestal overheidsgerelateerd. Het vermelden van die instanties en het soort betrokkenheid is belangrijk nieuws en helpt ook angsten in het algemeen te verlichten - de meeste mensen zijn gekalmeerd door te weten dat hulpverleningsorganisaties betrokken zijn wanneer er zich calamiteiten voordoen.
Geef een tijdslijn op voor wanneer u de media weer gaat aanspreken en hoe de media contact kunnen opnemen met de organisatie voor meer informatie. Leg uit of en wanneer de leiding van het bedrijf, zoals de CEO, beschikbaar zal zijn om vragen en zorgen te beantwoorden.
Waarschuwing
Spreek niet over speculaties over wat je niet weet, en geef geen schuld. In de herfst van 2014 werd een met ebola geïnfecteerde patiënt op ongepaste wijze bevrijd uit een ziekenhuis in Dallas. In zijn vroege verklaringen gaf het ziekenhuis de verpleging de schuld voor de vrijlating; toen twee verpleegkundigen die betrokken waren bij de zorg van de patiënt zelf besmet waren, stelde het ziekenhuis voor het protocol te overtreden. Het ziekenhuis trok die beschuldigingen terug in het gezicht van aanvullende informatie die suggereerde dat de verpleegsters niets verkeerd hadden gedaan, en dat in feite het medische personeel verantwoordelijk was voor de fouten, maar dat de reputatie tegen die tijd ernstig was aangetast.
