In contractbeheer gebruiken bedrijven, overheidsinstellingen en non-profitorganisaties aannemers om professionele services aan klanten te leveren. Contractbeheer is een kosteneffectieve manier om meer services te bieden dan de organisatie het personeel zelf laat uitvoeren. Een contract regelt welke diensten de aannemer zal leveren en welke compensatie zal worden ontvangen voor verleende diensten.
Verlies van controle
Een groot nadeel van contractbeheer is dat de organisatie een aanzienlijke hoeveelheid controle verliest over de diensten die aan klanten worden geleverd. Wanneer een IT-bedrijf bijvoorbeeld de websitesteun voor zijn klanten uitbesteedt, zullen zijn eigen medewerkers niet langer dagelijkse probleemoplossing bieden. Dit verlies van controle kan resulteren in de perceptie van een lager niveau van klantenservice bij klanten.
Vertragingen
Een ander potentieel nadeel van contractbeheer is dat de contractant mogelijk niet voldoet aan de deadlines die in het contract zijn vastgelegd. Het bedrijf of de organisatie is afhankelijk van de aannemer om belangrijke services te leveren. Wanneer de vastgestelde termijnen die door beide partijen zijn overeengekomen niet worden gehaald, verliest de contracterende organisatie geld en tijd. Sommige mensen noemen de tijdsvertraging ook een verborgen kostenpost die verband houdt met de onvoorspelbaarheid van dit soort zakelijke relaties.
Verlies van flexibiliteit
Flexibiliteit is een belangrijk onderdeel van zakendoen in een mondiale economie. Wanneer de organisatie het werk uitbesteedt aan derden, vermindert de organisatie haar capaciteit om haar interne bedrijfsprocessen aan te passen aan de behoeften van klanten in een dynamische zakelijke omgeving. De meest ideale contractuele relatie is er een waarin de aannemer ook flexibel kan zijn in het voldoen aan de behoeften van de contracterende organisatie die hij bedient.
Verlies van kwaliteit
Wanneer een moederorganisatie een bepaald kwaliteitsniveau in haar producten en diensten biedt, is het resultaat een professionele reputatie die in de branche wordt verworven. Als personen in het bedrijf van de aannemer producten of diensten leveren namens hun klant, kan kwaliteitsverlies rampzalige gevolgen hebben voor de reputatie van het klantbedrijf. Alvorens contractbeheer te gebruiken, moet het bedrijf een betrouwbaar voorstel voor een aanvraag indienen om de meest betrouwbare aannemer te vinden met een bewezen staat van dienst van kwaliteitsprestaties.
Nakoming
Hoewel een servicecontract tussen klant en aannemer over het algemeen als een wettelijke overeenkomst wordt beschouwd, kan de klant enorme juridische kosten maken om dit document voor de rechter af te dwingen. Het contract moet tanden bevatten of mechanismen om ervoor te zorgen dat de contractant de diensten levert zoals overeengekomen. Grote bedrijven moeten echter rekening houden met onvoorziene omstandigheden en juridische kosten voor contractuele relaties waarbij de contractant de afgesproken producten en diensten niet levert.
