Om contractadministratie in de eenvoudigste bewoordingen te definiëren, is het de taak ervoor te zorgen dat elke aannemer zijn werk uitvoert volgens de voorwaarden en bepalingen die in het contract zijn vastgelegd. Als u toezicht houdt op afwijkingen en onvervulde voorwaarden, betekent dit dat een project of persoon eerder in staat is om het contract uit te voeren om problemen of weglatingen te corrigeren, lang nadat dit is gebeurd in plaats van kort nadat ze zich hebben voorgedaan. Goede contractadministratieve vaardigheden zijn van onschatbare waarde bij bedrijven die regelmatig aannemers inschakelen.
Wat is de contractprocedure?
Bij het creëren van een contract start een proces van zeven stappen. Alle zeven van deze fasen vallen onder de paraplu van het contractbeheer en de contractadministratie pas echt rond de vijfde trap van het jaar. Een contractbeheerder kan worden aangesteld om toezicht te houden op het contract en hun rol begint zodra een contractbespreking begint. Maar met een geweldig contract-oversightteam kunnen een manager en beheerder samen in alle zeven fasen werken.
De eerste stap is weten wat het doel van het contract zal zijn. Wat zijn de risico's en verwachtingen? Wat zijn de behoeften en de duur? Waarom is het contract nodig?
De tweede stap heeft alles te maken met het schrijven van het contract. Het juridische team moet aanwezig zijn om te voorkomen dat er onduidelijkheden blijven bestaan, omdat een gebrek aan duidelijkheid een contract kwetsbaar kan maken voor niet-naleving of ondermaatse prestaties.
Stap drie is wanneer onderhandeling plaatsvindt. De tweede partij ontvangt het contract en maakt van de gelegenheid gebruik om eventuele problemen op te lossen of om alles wat zij als onrealistisch of oneerlijk beschouwen te elimineren. Om een moeilijke contractonderhandeling te voorkomen, is het verstandig om het contract na enige communicatie te schrijven, zodat u de verwachtingen van de andere partij begrijpt. Zodra de onderhandelingen beginnen en de uitwisseling plaatsvindt, wordt dit 'redlining' genoemd. Het kan ingewikkeld worden als het team niet op de hoogte is van de wijzigingen. Het gebruik van contractbeheersoftware kan dit, evenals administratief toezicht, een veel eenvoudiger proces maken. Er zijn een paar tientallen goed aanbevolen managementsoftwaresystemen die een contract gemakkelijker kunnen maken, afhankelijk van uw behoeften.
Goedkeuring komt in stap vier. Voor grotere bedrijven kan er een auditproces of een bestuursvergadering nodig zijn om het contract te overlopen en goedkeuring te krijgen. Managementsoftware kan dit vereenvoudigen door realtime goedkeuring mogelijk te maken door degenen met de bevoegdheid om het te geven.
Stap vijf heeft alles te maken met het tekenen van de stippellijn. Het uitvoeren van het contract betekent het verkrijgen van handtekeningen en definitieve overeenkomsten. Daten en getuigen kunnen verplicht zijn. Juridisch bindende elektronische handtekeningen zijn hier handig wanneer partijen zich niet in dezelfde stad of hetzelfde land bevinden. Een beheerder zorgt ervoor dat iedereen op schema zit om het uitvoeringsproces te voltooien voordat de ondertekening van de deadlines arriveert.
Nadat het contract is geaccepteerd en uitgevoerd, kunnen er wijzigingen en herzieningen nodig zijn naarmate projecten en taken van start gaan. Het beheer hiervan kan deel uitmaken van de rol van de contractbeheerder en kan worden vereenvoudigd door programma's voor contractbeheer. Op de hoogte blijven van wijzigingen en wijzigingen is de zesde fase van het contractproces.
De contractbeheerder staat nu voorop en legt zich toe op de uitvoering van de zevende fase van het contractproces. Er moeten onderweg mijlpalen zijn voor de beheerder om de voortgang en het succes van de gecontracteerde services te bewaken. Regelmatige audits betekenen het opvangen van tekorten of het benutten van kansen die onderweg kunnen ontstaan. Er moeten herinneringen en waarschuwingen worden ingesteld voor zaken als verlengingen en voltooiingsfasen, en deze moeten worden gecommuniceerd aan alle hogere managementleden die op de hoogte moeten blijven van de contractuele voortgang. De beheerder en contractbeheerder moeten communicatief en proactief zijn om te voorkomen dat eventuele vervaltijden of einddatums zonder actie worden doorgegeven.
Wat zijn contractbeheerfuncties?
Er zit veel meer aan deze baan dan wat opvalt. Om goed te zijn in contractbeheer, betekent dit dat het goed werkt met leidinggevenden en personeel op alle niveaus. Een goede communicator zijn kan betekenen dat u helpt om effectievere contracten te maken en ervoor te zorgen dat aan alle behoeften en wensen van iedereen wordt voldaan. Daartoe moeten ze soepel zijn in het onderhouden van contacten zowel intern als extern. Dit vereist mogelijk de mogelijkheid om internationaal samen te werken met partijen en zal vrijwel zeker vereisen dat wordt samengewerkt met de juridische en inkoopteams.
De onderhandelingsvaardigheden van de contractbeheerder zijn niet discutabel. Ze zullen slim en inzicht gebruiken om prijzen, voorwaarden voor uitvoering en voorwaarden uit te werken, terwijl ze de zaalmonitor zijn die ervoor zorgt dat deze allemaal worden behaald naarmate de tijd vordert. Ze zullen ook vertrouwen hebben in risicoanalyseapparaten en kunnen vaststellen of wijzigingen of herzieningen in strijd zijn met de belangen van hun bedrijf.
Contractbeheerders moeten er goed aan doen niet alleen conflicten op te lossen, maar ze te spotten voordat ze escaleren. Dit kan betekenen dat u werkt aan het creëren van duidelijke taal en regels die kunnen worden toegepast op toekomstige of zelfs huidige contracten voor het oplossen of vermijden van problemen.
Rapportage over voortgang aan het management en andere belangrijke spelers is vereist, zelfs als het goed gaat, net als veel andere aspecten van het bedrijf kunnen worden beïnvloed door enig succes of hapering in het contract.
Ten slotte zullen ze de cashflow controleren om ervoor te zorgen dat betalingen en andere contractuele betalingen correct en op schema worden uitgevoerd en dat ze door de juiste partijen worden ontvangen.
Carrières bij contractbeheer
Contractbeheer is een groeiend veld, waarbij het Bureau of Labor Statistics suggereert dat vacatures tussen 2016 en 2026 met 10 procent kunnen groeien, een groeitraject dat hoger is dan in de meeste loopbanen. Gegeven hoeveel rijden op contract succes, dit is een baan die hoger onderwijs vereist, met een minimum is een bachelor's degree in combinatie met een groot deel van het contract-gerelateerde on-the-job ervaring of een master's degree in bedrijfskunde met verwante graden in boekhouding, economie en wiskunde. Law degrees zijn ook vaak goed geschikt voor deze carrière.
Industrieën waarvoor contractbeheerders nodig zijn, zijn wijdverspreid. De bouw is een enorm gebied voor contractbeheer en administratie, en aanvragers kunnen baat hebben bij engineering of architectuuronderwijs naast een bedrijfsdiploma. Sport is een geweldige divisie contractadministratie, waarbij iedereen van voedselverkopers tot spelers onder contract moet zijn. Elke vorm van productie- of ingenieursbureau heeft een vaste hand met contracten nodig. Onderwijsinstellingen, zoals hogescholen en scholen, houden zich voortdurend bezig met allerlei soorten contracten, net als met elke vorm van overheidsbedrijf. Human resource professionals houden zich ook regelmatig bezig met contractbeheer en management.
Vaardigheden die elke contractbeheerder nodig heeft
Er is mogelijk een juridisch team betrokken bij het maken van contracten, maar de taak van de beheerder is om alle niveaus van het contractproces te ondersteunen. Dientengevolge, moeten zij uitzonderlijke geschreven en mondelinge taalvaardigheden hebben. De realiteit van contracten is dat zelfs een misplaatste komma de betekenis van een regel drastisch kan veranderen, wat een serieuze terugslag met zich mee zou kunnen brengen. Dat betekent dat hun vaardigheden om het begrijpend lezen te begrijpen, top moeten zijn.
Het toezicht van de beheerder zal baat hebben bij een zorgvuldige aandacht voor detail - ze zijn het soort persoon dat waarschijnlijk de spelfouten van een restaurantmenu opmerkt. Ze merken ook werkkwaliteit op en kunnen gemakkelijk inconsistenties herkennen.
De contractbeheerder moet zowel bewezen leiderschapsvaardigheden hebben, maar ook een solide teamplayer zijn. Deze teamspelende vermogens en managementtendensen zullen hen goed van dienst zijn wanneer het tijd is om rapporten te maken, te onderhandelen tussen partijen en afdelingen en het toezicht op de uitvoering van het contract te voltooien.
Als dit vaardigheden zijn die u bezit en u houdt van het idee van een uitdagende carrière in een groeiend veld, kan contractbeheer de carrière voor u zijn.
Het Bureau of Labor Statistics omvat contractbeheerders onder de paraplu van beheerders van administratieve diensten en verklaart dat het mediane inkomen in deze administratieve rollen voor 2017 $ 94.020 was.
