Outreaches van de kerk proberen de diensten die worden aangeboden aan de congregatie uit te breiden naar een lokale gemeenschap om een positief verschil te maken. Door een gedetailleerd voorstel samen te stellen, kunnen kerkleiders en gemeenteleden beslissen of een extra tijd of geld nodig is om deze diensten aan te bieden. Het opstellen van het voorstel behelst het specificeren van wie de outreach ten goede komt, waarom de kerk dit zou moeten doorvoeren en een mogelijke tijdslijn van implementatie en op zijn minst de eerste operationele kosten van het eerste jaar.
Maak een bestand dat het voorstel gedetailleerd maakt. Dit kan worden gedaan met behulp van een computersoftwaresysteem of kan eenvoudig met de hand worden gedaan, waarbij alle organisatorische strategieën gedetailleerd zijn.
Maak vier afzonderlijke secties, met het label 'Objective', 'Why', 'Time Line' en 'Estimated Costs'. Elke sectie geeft de informatie over het aangewezen onderwerp weer.
Schrijf op met wie de outreach geacht wordt te helpen en met welke middelen naast 'Objective'. Bijvoorbeeld bij het voorstellen van een briefschriftingsbrief voor gedetineerden: "Schriftelijke briefschrijvingen ondersteunen diegenen die zich hebben aangemeld om penvrienden te ontvangen via reeds bestaande religieuze gevangene penvriendschappen. Het doel van dit programma is om gevangenen te ondersteunen die spirituele begeleiding zoeken."
Geef in de sectie 'Waarom' aan waarom de kerk de voorgestelde outreach zou moeten overwegen. Bijvoorbeeld: "Degenen die met opzet spirituele begeleiding zoeken, zullen mogelijk niet in staat zijn om de steun te krijgen die ze nodig hebben als gevolg van de verhoudingen tussen priesters en personeel. De kerk kan brieven, kaarten, handgetekende afbeeldingen en meer sturen om specifieke gevangenen persoonlijk aan te moedigen."
Maak een gedetailleerde tijdslijn binnen het gedeelte "Tijdslijn" van het voorstel. Wijs aan wat er binnen bepaalde intervallen zal gebeuren. Binnen drie dagen verzamel je bijvoorbeeld drie tot vijf penitentiaire initiatieven van penitentiair personeel om uit te kiezen. Kies uit de geselecteerde ministeries. Binnen 60 dagen bieden een aanmelding voor diegenen die geïnteresseerd zijn in deelname. Ga door met deze tussenpozen van 30 dagen en laat zien hoe en wanneer je de kerkleiders, het personeel en de congregatie bij het hele proces betrekt.
Geef een gedetailleerde beschrijving van de kosten voor het uitvoeren van de outreach in het gedeelte 'Kosten'. Een voorbeeld is bijvoorbeeld: "Eén keer per week één bewoner schrijven kost $ 5 frank om de kosten van het verzenden van brieven of andere items te dekken. Een aparte postbus is niet nodig omdat de post naar het bestaande kerkadres komt." Ga door met het vermelden van alle kosten, inclusief eventueel extra salaris of overuren van het kerkpersoneel, die zullen helpen bij het faciliteren van het project, de kosten van enveloppen, inkt en andere benodigdheden. Zorg ervoor dat deze lijst uiterst gedetailleerd is, zonder weglatingen.
Proeflezen en een andere persoon het voorstel laten beoordelen voordat het voorstel ter overweging wordt ingediend.
