Just-in-time inventaris, of JIT, is een proces dat is ontworpen om bedrijfsinvesteringen in voorraden te verminderen, waardoor geld wordt vrijgemaakt om in andere delen van het bedrijf te investeren, zoals arbeid of infrastructuur. Bedrijven hebben kleinere hoeveelheden grondstoffen bij zich en vertrouwen op een geavanceerd boekhoudsysteem dat toekomstige voorraadbehoeften voorspelt en ze bestelt vlak voordat ze nodig zijn. Leveringen zijn kleiner maar frequenter, waardoor er een kleine voorraad verse benodigdheden ontstaat. Het doel van dit systeem is om onderdelen te laten afleveren in de fabriek kort voordat ze nodig zijn in plaats van een grote voorraad onderdelen of ingrediënten bij de hand te houden. Met minder geld vastgebonden in materialen in opslagfaciliteiten, zijn bedrijven vrij om gemakkelijker te verbeteren of uit te breiden.
Er zijn een aantal voor- en nadelen van just-in-time voorraadsystemen. Aan de positieve kant, werkkapitaal is niet gebonden, er is minder kans dat de inventaris achterhaald raakt en het is eenvoudiger om productieorders te veranderen omdat er zo weinig product bij de hand is om er doorheen te komen. Het is echter niet allemaal positief. Zelfs met aanzienlijke besparingen over de hele linie, kunnen er voldoende nadelen zijn van JIT om een bedrijfseigenaar serieus naar het proces te laten kijken.
Just-in-Time voorraad nadelen
In just-in-time voorraadsystemen bestellen bedrijven de minimale hoeveelheid voorraad om door te komen tot de volgende leverdatum. Een restaurant dat dit systeem gebruikt volgens een tweewekelijks leveringsschema, bestelt alleen voldoende voedsel om gemiddeld vier dagen aan zaken te kunnen doen. De meeste van deze systemen zijn gebaseerd op vergelijkende cijfers van het jaar daarvoor en veronderstellen dat het bedrijfsleven van jaar tot jaar relatief statisch zal blijven. Als de belangrijkste concurrent van het restaurant plotseling failliet gaat, kan het een plotselinge omzetstijging zien die niet van tevoren was gepland. Als gevolg hiervan is er mogelijk niet genoeg voedsel in de schappen aanwezig om de hele week mee te gaan. Het vinden van alternatieve bronnen voor noodvoedsel kan onmogelijk zijn of, op zijn best, erg duur.
Aan de andere kant kan een plotselinge en onverwachte daling van het aantal bedrijven leiden tot overtollige ingrediënten in de schappen, mogelijk bederven voordat ze worden gebruikt. Met een geautomatiseerd systeem kunnen het twee of drie voorraadcycli zijn voordat een bedrijfseigenaar de hoeveelheid product kan aanpassen. Dit zorgt ook voor een probleem voor het volgende jaar, omdat het systeem weer een terugval in het bedrijf verwacht en zal waarschijnlijk niet genoeg ingrediënten voor de week bestellen.
Moeilijkheid met Surprise Extra Business
Een van de grootste just-in-time zakelijke nadelen is een gebrek aan flexibiliteit als het gaat om geluk. In de meeste bedrijven is een klant die binnenkomt en een enorme hoeveelheid producten wil bestellen een goede zaak. Voor een T-shirtbedrijf met een nieuw schoolaccount kan dit betekenen dat de nieuwe klant langer moet wachten dan hij wil om een volledige bestelling te krijgen. Kleine bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om meevallers af te wijzen, maar het kan bijna onmogelijk zijn om op korte termijn genoeg grondstoffen te vinden om voor die winstgevende nieuwe klanten te zorgen.
Dit kan op twee manieren worden opgelost. In het eerste geval kunnen de nieuwe klanten hun gewenste bestelling krijgen, maar ze zullen veel langer moeten wachten om het te krijgen vanwege een gebrek aan voorraad. Afhankelijk van het specifieke type shirt dat ze willen, kan het weken duren om een voldoende groot aanbod te vinden om de nieuwe klanten tevreden te stellen. Aan de andere kant, als de eigenaar van de T-shirtwinkel erin slaagt om een klaar aanbod van basisoverhemden te vinden die de klant tevreden stellen, is het waarschijnlijk dat ze meer geld zullen kosten dan de normale leverancier van de winkel zal aanrekenen. De meevaller-klant kan het bedrijf uiteindelijk geld kosten door de winstmarge te verlagen naar bijna niets.
Meer planning en training vereist
Veel kleine bedrijven doen de inventaris en het bestellen van materialen met de hand met papier en potlood, althans in het begin. Zelfs degenen die groot genoeg zijn om een computerinventarisatieprogramma nodig te hebben of willen, doen dit met eenvoudige apps. In de meeste gevallen volstaat het om een paar keer per maand een inventaris op te maken, alleen om bij te houden wat u nodig heeft. In deze gevallen is inventaris een eenvoudig proces en kan het in een korte tijd aan een werknemer worden geleerd.
Met een JIT-voorraadsysteem is het hele voorraadproces complexer. Medewerkers moeten worden getraind om zeer gedetailleerde inventaris op een zeer frequente basis te nemen. Nauwkeurigheid is cruciaal omdat het volledige bestelsysteem voor het bedrijf op die nummers is gebaseerd. Medewerkers zullen moeten leren om uitgebreide computersystemen te gebruiken, wat een uitdaging kan zijn voor degenen die niet bekend zijn met de computers die op kantoor zijn geïnstalleerd. Om werknemers te trainen en te houden die met deze inventarisplichten kunnen omgaan, moet u mogelijk de arbeidskosten verhogen. Daarnaast moet u leveranciers vinden die bereid zijn om met u samen te werken door meerdere keren per week leveringen te leveren zonder exorbitante bezorgkosten aan elke bestelling toe te voegen. Het is ook een slimme praktijk om relaties te creëren met minder leveranciers voor noodvoorraden in het geval van een onderbreking in het voorraad- / leveringsproces.
Een strakke supply chain betekent minder controle
De meeste eigenaren van kleine bedrijven zijn trots op hun vermogen om te draaien en om snel dingen te veranderen als de economische krachten om hen heen erom vragen. Met just-in-time voorraadsystemen is het veel moeilijker om dit te doen. Een buurtbakkerij weet meestal wanneer de lokale vieringen zullen plaatsvinden en zal dienovereenkomstig bestellen. Maar als de bakker ontdekt dat een nieuwe weddingplanner op zoek is naar een noodvoorraad aan fancy cupcakes, heeft ze weinig kans om te intensiveren en naar werk te zoeken.
Zelfs als ze erin slaagt de cupcake-bestelling te krijgen, als de leverancier van zilvercake-decoraties van de bakker niet op voorraad is, heeft ze minder mogelijkheden om de potentiële nieuwe klant aan te bieden. Elke vorm van verstoring in de supply chain waar dan ook in het systeem heeft uiteindelijk invloed op de bottom line van het kleine bedrijf dat dit systeem gebruikt. Met minder opties om klanten te bieden en minder mogelijkheden om bedrijfsplannen op korte termijn te wijzigen, kan just-in-time inventaris mogelijkheden beperken die anders een klein bedrijf zouden kunnen laten groeien.
Problemen met natuurrampen
Tornado's, orkanen, overstromingen en andere natuurrampen kunnen van grote invloed zijn op elk bedrijf, evenals op civiele onlusten of politieacties. Het verschil met just-in-time inventarisatiesystemen is dat het effect veel harder kan worden gevoeld. Het gevaar is niet alleen wat er gebeurt wanneer noodsituaties zich voordoen in de buurt van het bedrijf, maar ook wanneer ze zich voordoen in andere gebieden waar de leverancier van een bedrijf zich bevindt.
Een lokale coffeeshop die gebruik maakt van JIT-bestellingen, zal over het algemeen voldoende bonen bij de hand hebben voor een gemiddelde verkoop van drie of vier dagen. Ze kunnen een dag extra voorraden opslaan, maar niet meer dan dat. Als hun brander, gelegen in de volgende staat, wordt geraakt met een tornado of een vuur, zal de eigenaar van de coffeeshop weinig tijd hebben om te klauteren en een nieuwe commerciële boonleverancier te vinden. Als zijn klanten gewend zijn aan een bepaalde mix van gepatenteerde melanges, is het mogelijk dat hij zijn deuren niet langer dan een paar dagen kan openen voordat de voorraad opraakt.
De behoefte aan hogere IT-investeringen
Just-in-time voorraadsystemen zijn zo complex dat ze vrijwel niet te gebruiken zijn zonder een computer en speciale programma's. Bedrijven zullen voorraadcontrole, het creëren van orders, verkoopvoorspelling en een groot aantal andere programma's nodig hebben om dit systeem naar behoren te laten werken. Dit betekent een grote investering in zowel hardware als software plus trainingstijd voor management en medewerkers. Er zullen extra arbeidskosten zijn, extra toezichttaken en meer tijd nodig voor het invoeren van gegevens.
Zodra al deze systemen zijn geïnstalleerd en de mensen zijn opgeleid, vertrouwt het hele bedrijf nu op het computersysteem om probleemloos te werken. In de meeste gevallen doen ze dat, maar er doen zich problemen voor. Dat is de reden waarom IT-afdelingen bestaan. Elk bedrijf met een JIT-systeem moet een relatie hebben met een IT-professional die bekend is met de hardware die het heeft geïnstalleerd, evenals een bekendheid met de professionals die voor het JIT-bedrijf werken. Geen enkel bedrijf kan het zich veroorloven om zijn inventarisatiesysteem dagenlang offline te houden, of het nu komt door een fout in de software of door een storing in de computer. Noodreparatie kan duur zijn en is misschien niet eens beschikbaar op nachten of op feestdagen. Slimme bedrijfseigenaren maken een back-upplan voor noodsituaties, maar het zijn op zijn best tijdelijke noodoplossingen.
Noodzakelijke afhankelijkheid van één leverancier
Het opzetten van een JIT-systeem vereist het creëren van relaties met grote leveranciers die de wekelijkse grondstoffen leveren die een bedrijf nodig heeft. Hoewel deze zakelijke banden een voordeel kunnen zijn voor elk bedrijf, zijn er ook nadelen aan deze regeling.
Een eigenaar van een pizzarestaurant die afhankelijk is van een restaurantbedrijf, heeft het voordeel dat hij weet hoeveel ze per week betaalt voor pepperoni en meel, waardoor het makkelijker wordt om de voedselkosten te beheersen. Aan de andere kant is ze beperkt in haar vermogen om rond te kijken naar de concurrenten van haar leverancier om te zien welke prijzen ze aanbieden voor dezelfde producten. Als een leverancier in de stad die week pepperoni voor de halve prijs aanbiedt, kan ze niet simpelweg één bestelling plaatsen voordat ze teruggaat naar haar vaste leverancier. Ze kan van leverancier veranderen, maar er is geen manier om eenvoudigweg rond te kijken om elke week de beste prijzen te vinden.
Hetzelfde probleem doet zich voor als de leverancier beslist om de prijzen te verhogen. De eigenaar van de pizzawinkel zit vast aan het betalen van de hogere prijzen totdat ze een vergelijkbare leverancier kan vinden die betere prijzen biedt en bereid is om met haar te werken in haar bestelschema. Hoe het ook zij, de JIT-inventaris vermindert het vermogen van een bedrijfseigenaar om de beste kosten voor grondstoffen tijdig te vinden.
Problemen met klanttevredenheid
Wanneer just-in-time voorraadsystemen werken, werken ze goed. Wanneer deze systemen echter uitvallen, kunnen bedrijven op meerdere fronten lijden. Gebrek aan voorraad betekent verlies van zaken, maar dat is slechts het onmiddellijke effect. Ontevreden klanten die niet krijgen wat ze willen of die langer dan normaal moeten wachten om hun bestellingen te laten uitvoeren, zijn een echt probleem in de zakelijke omgeving van vandaag.
Het internet heeft een enorme invloed op bijna alle kleine bedrijven en ontevreden klanten hebben meer macht dan ooit om bedrijven pijn te doen. Recensie-sites zoals Yelp en Facebook, Twitter en andere sociale mediasites geven klanten een stem die ze nog nooit eerder hebben gehad. Een slechte beoordeling, mits in een leuke of schokkende stijl geschreven, kan genoeg zijn om elke kleine onderneming vandaag ernstig te kwetsen. Virale bedrijfsrecensies zijn het onderwerp van internetlegende en sommige zijn al jaren herhaald. In een tijd waarin elke klant de macht heeft om een bedrijf te sluiten als hij genoeg gemotiveerd is, gaan ondernemers uit de buurt om hen gelukkig te houden. Het bijhouden van voldoende voorraad op voorraad om klanten tevreden te houden, kan een groot deel van deze strategie zijn.
