Het maakt niet uit hoeveel je probeert, soms gaat het gewoon niet zoals gepland. Wanneer dat in het bedrijfsleven gebeurt, kunt u een gewaardeerde klant of klant overstuur maken. Misschien was u per ongeluk onbeleefd tegen een klant of was een van uw medewerkers niet op de juiste manier met een situatie om te gaan. Misschien hebt u de deadline van een klant gemist of onvoldoende hoeveelheden van een artikel verzonden. Het schrijven van een verontschuldigingbrief kan onder bepaalde omstandigheden gerechtvaardigd zijn om ervoor te zorgen dat uw werkrelatie blijft bestaan. Als je een fout hebt gemaakt, een vertraging hebt veroorzaakt, een defect product hebt verzonden of een slechte service hebt geleverd, wil je een oprechte verontschuldiging aanbieden aan je klant of klant.
Een verontschuldigingsbrief schrijven aan een klant
Wanneer u in klantenservice-industrieën werkt, is uw bedrijf alleen zo goed als hoe u uw klanten behandelt. Klanten nemen het adagium "de klant heeft altijd gelijk" ter harte. Als er iets gebeurt waardoor een klant zich onrecht wordt aangedaan, is het een goede gewoonte om een verontschuldigingsbrief te schrijven.
Een verontschuldigingsbrief aan een klant moet worden geschreven op briefpapier van het bedrijf of per e-mail door de persoon worden verzonden voor klachten van bedrijven. Het moet worden gericht aan de persoon die de klacht indient en moet tijdig worden verzonden. Je brief moet beginnen met een verontschuldiging die bevestigt wat er is gebeurd. Neem verantwoordelijkheid voor je acties en zorg ervoor dat de klant zich gehoord voelt. Probeer de klant te laten weten dat je kunt zien hoe ze zich voelde en waarom ze van streek was. Tenslotte, bied een manier om het verkeerde te corrigeren wanneer mogelijk.
Voorbeeld:
Beste Michelle,
Bedankt dat je contact met me hebt opgenomen over de service die je vorige week in onze winkel hebt ontvangen. Ik wil me verontschuldigen voor hoe onze kassier de situatie behandelde met uw artikelretour. Het spijt me dat hij de verkeerde informatie heeft verstrekt over uw teruggave. Hij had met een manager moeten overleggen voordat hij je vertelde dat hij alleen kon terugkeren als je de bon had. Het spijt me dat je 20 minuten hebt gepraat met onze kassier. Ik zou ook gefrustreerd zijn geweest. Als je deze week naar de winkel wilt komen, zal ik persoonlijk je retour afhandelen. Het duurt maar een paar minuten.
Oprecht,
Roger S.
Winkel manager
Hoe zich te verontschuldigen bij een klant
Relaties met doorlopende klanten zijn ook van vitaal belang voor uw bedrijf. Of het nu een oude, gevestigde klant of een relatief nieuwe klant is, u wilt ervoor zorgen problemen die zich voordoen zo snel mogelijk aan te pakken.
Om je te verontschuldigen bij een klant, het gaat een hele weg om een brief te schrijven. Het geeft aan dat je haar zorgen ter harte nam en de tijd nam om je drukke agenda te schrijven. Net zoals een verontschuldigingsbrief aan een klant, moet de brief op bedrijfsbriefpapier worden geschreven of via e-mail, door u of het afdelingshoofd worden verzonden. Probeer de brief zo snel mogelijk te verzenden na eventueel intern onderzoek om te zien waarom de fout of het onoplettendheidseffect zich heeft voorgedaan. Begin de brief met een verontschuldiging die aangeeft dat u begrijpt waarom uw klant overstuur is. Neem de verantwoordelijkheid voor de fout en voorzie een corrigerende actie. Omdat je een permanente relatie hebt, is het ook een goed idee om een spreektijd in te stellen, zodat je kunt bespreken wat er is gebeurd.
Beste Michael,
Het spijt me dat we de deadline voor het meest recente herontwerp van de website hebben gemist. Ik wil me verontschuldigen voor het feit dat ik je niet heb laten weten dat we achteraan liepen. Onze projectmanager had je moeten vertellen dat het project niet op schema lag om de deadline van januari te halen. Nadat hij met hem had gesproken, bleek dat hij te veel was overladen met projecten en niet zo goed was als hij had moeten zijn. Ik weet hoe frustrerend het is om projectdeadlines te missen. Ik kan je verzekeren dat we het project tegen het einde van de week kunnen voltooien. Ik ben bereid om een week van betalingen van uw volgende verklaring te goeder trouw af te trekken. Ik ben blij om dit met je te bespreken. Neem contact met me op als je de kans krijgt.
Oprecht,
Brook B.
design directeur
Waarom het nodig is om zich te verontschuldigen
Verontschuldigen is een goede zakelijke praktijk. Het laat zien dat u geeft om uw permanente relatie met uw klanten en klanten. Het laat ook zien dat je de gevoelens van de onrechtmatige partij kunt erkennen en respecteren zonder defensief of beschuldigend te worden.
De verantwoordelijkheid nemen voor uw fout toont veel integriteit, wat misschien een aanmoediging kan zijn voor een klant of klant die zaken met u wil blijven doen.
