Intentieverklaringen zijn formele documenten die gedeeltelijk tussen een voorstel en een juridisch contract liggen. Ze geven de belangrijkste details van een zakelijke deal of onderzoeksvoorstel met de bedoeling om alle betrokken partijen duidelijk te maken over de belangrijkste punten die ermee gemoeid zijn. Vanwege hun aard hebben deze letters een bepaalde structuur; dus het is belangrijk om te weten hoe je een letter of intent formatteert.
Open een nieuw bestand in uw tekstverwerkingssoftware. Voer uw naam en adres in op de eerste drie tot vier regels van het document. Laat een lege regel achter en voer de naam en het adres in van de ontvanger van de brief. Laat nog een lege regel en voer de datum in. Voeg nog twee lege regels toe. Begin de juiste letter door deze op naam aan de ontvanger te geven; zoals "Geachte heer Jones."
Begin de eerste alinea door uit te leggen waarom u schrijft. Als dit een zakelijke brief is, vermeld dan eerdere contacten met het bedrijf die u hebben geleid tot de voorlopige overeenkomsten die u tot nu toe hebt gesloten. Als dit een intentieverklaring van een universiteit of universiteit is, leg dan in het kort uit wat je achtergrond en referenties zijn; zoals relevante kwalificaties en ervaring.
Start een nieuwe paragraaf. Geef een gedetailleerde beschrijving van uw voorstel, inclusief relevante details over alle overeengekomen aspecten van het project. Dit kan twee of meer paragrafen in beslag nemen, afhankelijk van de complexiteit van het project. Zorg er voor bedrijven voor dat u elk aspect van het project in duidelijke taal opmaakt; van prijsstelling tot geplande opleverings- of leverdata. Leg voor onderzoeksvoorstellen uit wat het doel van het onderzoek is en hoe het zal worden bereikt.
Voeg een laatste alinea toe. In een zakelijke intentieverklaring is deze alinea bedoeld voor het definiëren van alle specialistische termen die in de hoofdlijnen van het project worden gebruikt en voor het aangeven van extra relevante informatie, zoals een overeengekomen deadline voor definitieve voorwaarden waarover moet worden beslist. Voeg voor onderzoeksbrieven extra relevante informatie toe aan het voorstel, zoals de naam van een tutor of mentor die je al hebt opgesteld.
Schrijf een laatste slotlijn om een antwoord op uw intentieverklaring te vragen. Voeg een aftekenregel toe, zoals "Met vriendelijke groeten". Laat drie tot vier lege regels achter waarin je je naam kunt ondertekenen wanneer de brief wordt afgedrukt. Typ uw naam, uw kwalificaties (indien nodig). Als u een zakelijke intentieverklaring schrijft, voegt u uw positie in het bedrijf onder uw naam toe. Bewaar een kopie van de brief voor uw administratie.
Tips
-
Omdat de ontvangers van deze intentieverklaringen waarschijnlijk veel van dergelijke brieven ontvangen en ook andere zaken hebben om mee om te gaan, is het essentieel dat u beknopt blijft. U moet alleen die details opnemen die relevant zijn voor het project en zelfs dan alleen die details vermelden die al zijn overeengekomen. Al het andere kan wachten op de vervolgbesprekingen.
Waarschuwing
Er bestaan intentieverklaringen binnen het wazige juridische domein tussen aanbiedingen en daadwerkelijke contracten. Omdat ze een verklaring zijn van waar onderhandelingen zijn bereikt in plaats van een document waarin een bindende overeenkomst wordt beschreven, of een overeenkomst in de overeenkomst uiteindelijk bindend is voor een van beide partijen, is een zaak voor de rechtbank als de deal later zuur wordt. Raadpleeg altijd een advocaat voordat u handelt in overeenstemming met de voorwaarden van een intentieverklaring.
