Het schrijven van een memo in het format van de Modern Language Association kan eenvoudig zijn. Houd uw notitie op één of twee pagina's, enkele regelafstand en rechts uitgevuld. Sla uw alinea's bovendien niet op in een MLA-indeling. Een enkele overgeslagen spatie markeert het begin van een nieuwe alinea.
Maak een koptekst voor uw memo. Neem de volgende velden op: Naar, Van, Datum en Onderwerp. De onderwerpregel moet kort en bondig zijn en nauwkeurig het onderwerp weergeven.
Maak de hoofdtekst van de memo. De inhoud van de memo moet alle noodzakelijke details over het onderwerp bevatten. De lengte van de inhoud van het lichaam moet ongeveer 75 procent van het totale document uitmaken. Zorg ervoor dat de paragrafen kort en direct zijn.
Overweeg eventueel opsommingspunten te gebruiken. Het gebruik van korte lijsten en opsommingstekens maakt het lezen van een memo eenvoudiger. Zet waar mogelijk details in een lijst in plaats van een alinea.
Voeg een samenvattingsparagraaf toe. De laatste alinea van uw memo moet een samenvattende verklaring bevatten. Vat de informatie in de memo kort samen en neem indien nodig een aanbeveling of verzoek om actie op.
Citeer en voeg alle bijlagen waarnaar wordt verwezen toe. Als u in de notitie naar grafieken of diagrammen verwijst, kunnen deze aan het document worden gekoppeld. De laatste regel van uw memo moet ook verwijzen naar de bijlagen. Bijvoorbeeld: Bijlagen: resultaten van focusgroepstudie maart-april 2008.
Tips
-
Maak je memo bondig. Dit document moet snel en gemakkelijk te lezen zijn.
Waarschuwing
Bekijk alle memo's voor spelling- en grammaticafouten. Dit verkleint de kans op mogelijk gênante fouten.
