Verschillende situaties kunnen u oproepen een certificeringsbrief te schrijven, zoals het controleren van de baan van een werknemer of het voltooien van een cursus door een student. Certificeringsbrieven zijn in principe bevestigingsbrieven en moeten idealiter direct en beknopt zijn. Als u een certificeringsbrief moet maken voor welk doel dan ook, gebruik dan een standaardbrief voor een zakelijk brief en wees zo specifiek mogelijk. Omdat dit type brief kan worden gebruikt als een officieel record, is het belangrijk dat de informatie expliciet is en de taal duidelijk is.
Typ de brief op briefpapier met uw professionele briefpapier. Als u er geen hebt, maakt u een koptekst bovenaan het document met uw naam, adres, telefoonnummer en professionele e-mailadres.
Dubbele spatie en typ de huidige datum. Dubbel spatie opnieuw en typ de naam van de ontvanger en zijn functie, zijn bedrijfsnaam en het adres van het bedrijf.
Open met een formele aanhef en richt de ontvanger op naam met het juiste voorvoegsel. Bijvoorbeeld: "Geachte heer Jones."
Typ een onderwerpregel en een korte kop die aangeeft waarnaar de letter verwijst. Bijvoorbeeld: "Onderwerp: Arbeidsbriefcertificaat voor Mary Charleston."
Typ een inleidende alinea en leg precies uit wat u certificeert. Als de kwestie betrekking heeft op namen van individuen of bedrijven en datums, neemt u ze hier op. Bijvoorbeeld: "Dit is om te verklaren dat Mary Charleston in dienst was bij Roberts Bank van 3 november 2008 tot 4 maart 2010."
Typ een tweede alinea en leg uit op welke autoriteit u de brief schrijft; met andere woorden, waarom bent u de persoon die wordt opgeroepen om het verzoek te certificeren? In het vorige voorbeeld zou de afzender de baas van mevrouw Charleston kunnen zijn bij Roberts Bank.
Bedank de ontvanger voor zijn tijd en eindig met een formele afsluiting, zoals 'Oprechtheid'. Verdubbel twee keer en typ je naam. Druk de letter af en teken uw naam boven uw getypte naam.
