Een zakelijke brief dient verschillende doeleinden afhankelijk van de context. Het wordt over het algemeen gedefinieerd als een document dat redenen geeft waarom een bepaalde strategie of een bepaald model zal leiden tot succes in een bepaalde situatie. Een business brief is geschreven op een overtuigende, actieve manier om klanten en bedrijven te overtuigen om te investeren in uw idee of bedrijf, vergelijkbaar met de manier waarop een juridische beknopte pleit voor de belangen van een klant.
Organiseer je gedachten en maak een schets van je brief voordat je begint met schrijven. Onthoud dat het doel van het document is om uw lezers te overtuigen om dingen vanuit uw gezichtspunt te bekijken. Onderzoek grondig het bedrijf en / of de leidinggevende die u wilt bereiken met uw opdracht. Houd de lengte op twee pagina's, indien mogelijk (niet meer dan vier).
Wees creatief. Gebruik relevante citaten en citaten om uw argument te verkopen. Overweeg je verkoopargumenten vanuit een analytische en een emotionele hoek. Als je in de positie van je publiek zou staan, wat voor soort informatie zou je in de goede richting sturen? Peper uw tekst met actiewerkwoorden en oproepen tot actie.
Gebruik een eenvoudig memorandumformaat. De datum moet bovenaan staan. Zet de naam van het doel naast, met zijn of haar titel op de volgende regel (/). "To: Grant Farmer / CEO, Farmer Industries."
Vermeld de naam van u en uw bedrijf. Bijvoorbeeld: "Van: John Simmons / Vice President, A en E Advertising."
Vermeld het onderwerp van de brief, b.v. "Project: verkoopcampagne voor Joe's Deli."
Schrijf een overzicht van één alinea dat het doel van de zakelijke briefing beschrijft. U probeert bijvoorbeeld misschien iets te verkopen, nieuwe partners aan te trekken of geld in te zamelen voor een nieuwe onderneming.
Houd je publiek in de gaten en vermeld ze in je korte briefje, waarin duidelijk wordt aangegeven hoe ze jou kunnen helpen.
Presenteer uw referenties en welke ervaring u heeft die u kwalificeert om geloofwaardig te zijn met betrekking tot het voorgestelde doel van de opdracht.
Leg uit wat het is met uw bedrijf dat het bijzonder ideaal maakt om het streven naar voren te brengen dat in de opdracht naar voren is gebracht. Wat heeft uw bedrijf in het verleden gedaan dat relevant is voor wat u probeert te bereiken?
Identificeer uw doelgroep voor het product, de promotie of het partnerschap, duidelijk de demografische gegevens voor uw lezers. U wilt dat zij zich een beeld vormen van het klantenbestand en de potentiële winst die wordt behaald volledig begrijpen.
Leg uit wat je wilt van de lezer - precies wat ze zouden moeten doen om je visie te realiseren. Het moet zo worden geschreven dat de lezers van uw zakelijke opdracht enthousiast zijn om deze rol te vervullen en gemotiveerd zijn om een lucratieve relatie met u en / of uw bedrijf aan te gaan.
Voeg een tijdlijn toe die schat hoe lang het zou duren om het plan van uw bedrijfsbeleid in werking te stellen. Zorg ervoor dat u uw huiswerk hebt gedaan met betrekking tot het bedrijf of de persoon die u wilt bereiken, zodat uw tijdschema realistisch is.
Eindig met een positieve noot, met nadruk op uw sterkste argument voor de oproep tot actie van uw bedrijf.
