Boekhoudsoftware is tegenwoordig betaalbaar en vrij populair. Vaak heeft meer dan één persoon tegelijkertijd toegang tot het systeem nodig; Multi-user licenties voor programma's zijn dus een gemeenschappelijke plaats geworden. Een bedrijf kan licenties voor één persoon of 20 kopen, afhankelijk van de behoeften.
Aantal gebruikers
Veel boekhoudafdelingen hebben meer dan één persoon die het programma op hetzelfde moment uitvoert. Het is bijvoorbeeld niet logisch dat iemand wacht tot nadat iemand anders de rekeningen heeft betaald om deposito's te boeken. In zeer kleine bedrijven kan dit uitkomen, maar in grotere bedrijven met meer dan één persoon op de boekhoudafdeling werkt deze opzet niet en is software voor meerdere gebruikers vereist.
Netwerk
Een computernetwerk is noodzakelijk als een programma door meer dan één persoon wordt gebruikt. Het netwerk maakt het delen van software en bronnen mogelijk met een centrale server waar de meeste programma's zich bevinden en toegankelijk zijn voor individuele gebruikers. Het is een goed idee om een netwerk te hebben voordat u de software ontvangt. Als u maar één gebruiker hebt, is er echt geen behoefte aan een netwerk.
beperkingen
Niet elke software kan meerdere gebruikers bevatten en er zijn beperkingen aan het aantal gebruikers dat een programma kan gebruiken. Met Quickbooks kunt u bijvoorbeeld maximaal 20 mensen tegelijkertijd toegang tot het programma hebben. De software kan niet meer dan dat aan. Andere software heeft zijn eigen limieten, dus onderzoek het product voordat je het koopt. Over het algemeen is alle boekhoudsoftware goed voor één gebruiker, maar naarmate gebruikers toenemen, kunnen er problemen zijn.
Voordelen
Er zijn voordelen voor situaties met één gebruiker of meerdere gebruikers bij boekhoudsoftware. De beslissing om een licentie voor één gebruiker te krijgen versus een licentie voor meerdere gebruikers berust bij de behoeften van een bedrijf. De ene is niet beter dan de andere, ze passen gewoon in verschillende behoeften. In veel gevallen kan een bedrijf beginnen met één enkele licentie en vervolgens uitbreiden op basis van 'zoals nodig'. Sommige boekhoudsoftware kan door hoofdzakelijk één persoon worden gebruikt en het kopen van meer dan één gebruiker is niet logisch. Het hangt allemaal af van de zakelijke behoeften.
overwegingen
Tijdens het installeren van een enkele gebruikerssoftware kan het eenvoudig zijn, het installeren van een multi-user software is dat niet. Gewoonlijk moeten IT-mensen worden betrokken bij de installatie en bij het onderhoud van een omgeving met meerdere gebruikers.
Zorg ervoor dat u een back-up maakt van de boekhoudbestanden als u zich in een softwaregebruik met één gebruiker of meerdere gebruikers bevindt. Heb een plan als het netwerk of een computer uitvalt.
