Tijdens de meeste zakelijke transacties worden klanten geacht te betalen wanneer de goederen worden gekocht of de diensten worden verleend. Bij sommige bedrijven kunnen klanten na betaling facturen verzenden en bij andere bedrijven kunnen klanten op termijn betalingen op afbetaling doen. Dit werkt meestal goed en weinig bedrijven hebben problemen met een groot aantal niet-betalende klanten. Als klanten echter betalingsproblemen hebben, moeten bedrijven de juiste stappen nemen om de betaling te ontvangen. Een van de eerste stappen is vaak een brief om betaling te eisen.
Plaats uw naam of bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres en de datum in de rechterbovenhoek van de pagina. U kunt briefhoofdpapier van een bedrijf boven aan de pagina gecentreerd gebruiken in plaats van uw gegevens te typen, maar u moet de datum nog steeds aan de rechterkant opnemen.
Plaats de naam, het adres en het rekeningnummer van de klant, indien van toepassing, zes regels vanaf de bovenkant van de pagina, aan de linkerkant.
Geef het bedrag dat de klant verschuldigd is in de eerste alinea. Begin de brief met een verklaring zoals: "Deze brief moet een betaling van ten hoogste (leeg) aanvragen." Vertel de klant de datum waarop hij de betaling had moeten betalen.
Vertel de klant de datum waarop ze u de betaling moet sturen. Geef aan of u bereid bent een kleinere betaling te accepteren of een betalingsplan uit te werken.
Vertel de klant wat de gevolgen zijn van voortdurende niet-betaling in de tweede paragraaf. Dit omvat vergoedingen, rentestijgingen, rechtszaken of het verzenden van accounts naar incassobureaus.
Bedank de klant voor zijn bedrijf en voor zijn tijdige aandacht voor de kwestie in de laatste paragraaf. Nodig hem uit om contact met u op te nemen met vragen. Typ uw volledige naam en uw functie onder aan de pagina. Plaats je handtekening boven je getypte naam.
