Handel is het verkeer van goederen van producenten naar consumenten. Logistiek en financiën zijn twee verschillende maar even belangrijke componenten binnen dit commerciële proces die zorgen voor een tevreden klant en een winstgevende fabrikant. Documentatie voor elk van deze functies vervult een specifieke behoefte binnen de transactie om te zorgen voor een succesvol resultaat voor beide partijen. Een verzendfactuur verplaatst het product naar de bestemming, terwijl een handelsfactuur de fabrikant toestaat om de klant voor het product te factureren.
Verzendfactuur
De zakelijke termijn voor een verzendfactuur is een cognossement. De BOL biedt de noodzakelijke informatie voor een koerier om de afhaling en aflevering van de goederen bij uw klant te plannen. De vereiste informatie over een BOL omvat:
- het verzendadres (geadresseerde)
- productnaam
- aantal stuks
- bruto en netto gewichten
- gevaarlijke of speciale verwerkingsinformatie op basis van de productvereisten.
Als het product in een container, tank of treinwagon wordt geladen, moet het nummer van de apparatuur ook op de BOL worden vermeld. De BOL moet worden ondertekend door de vervoerder wanneer de vracht wordt opgehaald en vervolgens door de geadresseerde wordt ondertekend zodra de levering is voltooid.
Commerciele factuur
Een handelsfactuur, of rekening van verkoop, is een financieel document gemaakt voor factureringsdoeleinden. Dit document moet de naam en het adres van de partij die het factuurbedrag bevat, evenals de naam en het aantal van het product bevatten. Het grote verschil tussen een handelsfactuur en een verzendfactuur is dat prijzen moeten worden vermeld op de handelsfactuur. De factuur moet ook eventuele vrachtkosten, speciale verpakkingskosten, verzekeringskosten of andere items die door de klant moeten worden betaald, noteren. De handelsfactuur moet een adres bevatten waarop de betaling moet worden gericht en een vervaldatum voor de betaling.
Aanvullende verkoopdocumenten
Zodra een commerciële factuur is verwerkt, wordt deze op de rekening van de klant geboekt totdat de betaling is ontvangen. Op dat moment wordt de betaling uitgevoerd en de openstaande factuur gesloten. Als de geadresseerde ervoor kiest om het product te retourneren, creditnota wordt vervolgens gemaakt en geboekt naar het account van de klant. Een rekeningoverzicht kan ook worden gemaakt voor de klant, door een lijst met alle open verkoopdocumenten op te geven.
