Alle organisaties vereisen een goed archiefbeheer, vanaf het moment dat de records worden gegenereerd totdat ze uit het systeem worden verwijderd. Niet-bestaande of slecht geplande archiveringssystemen leiden tot problemen bij het archiveren en ophalen van records of tot een gebrek aan efficiëntie bij het beheren van de informatiestroom. Ze kunnen ook juridische problemen oplossen vanwege verloren records of slordige registratie. Goed ontworpen archiefsystemen maken gebruik van alfabetische, alfanumerieke of numeriek gecodeerde labels, genereren efficiënt records management en produceren professionelere organisaties.
Numeric Filing Systems Explained
Numerieke archiveringssystemen wijzen nummers toe aan elk bestand of record dat informatie bevat. Nummering kan worden getrokken uit de record zelf (dat wil zeggen, bestelnummers), nummering van bestanden in volgorde van recordgeneratie (van 1 tot 1.000), gebruikmakend van nummering van sectoren waarbij bestanden genummerd onder secties - of categorieën - als 100, 200, 300, enz.., behoren tot specifieke onderwerpsonderverdelingen of gebruiken decimalen (vergelijkbaar met het Decalsysteem van Dewey). Numerieke archiveringssystemen bevatten vaak een bestandsindex om te helpen bij het ophalen van records.
Organisatie en het handhaven van de bestelling
Numerieke codering maakt het verschuiven van volledige secties van records mogelijk terwijl de juiste volgorde wordt aangehouden. Records worden achtereenvolgens gearchiveerd, van rechts naar links en van boven naar beneden. Recht-numerieke bestanden worden georganiseerd in opeenvolgende, oplopende volgorde - laagste tot hoogste aantal. Duplex-numerieke bestanden hebben twee of meer nummerreeksen, gescheiden door streepjes, komma's of spaties, en gearchiveerd door de openingsset gevolgd door opeenvolgende nummers. Chronologisch-numerieke systemen indexeren bestanden per jaar, maand en dag.Terminal-numerieke numerieke systemen maken het mogelijk om bestanden in de schappen te groeperen, bestanden te rangschikken op het laatste nummer (twee tot vier cijfers lang) als het primaire ordeningselement en records achtereenvolgens op te slaan naar laatste nummer, middelste nummer en vervolgens eerste nummer. Vakruimte-eisen kunnen eenvoudig worden bepaald door records te groeperen volgens numerieke secties - 10s, 100s, 1000s records per plank of stelling. Bovendien wordt de recordorganisatie verder uitgebreid door bestandsindexering.
Nauwkeurigheid
Grootschalige archiveringssystemen - bestanden die vaak worden opgehaald en opnieuw gedeponeerd - in combinatie met labels met kleurcodes maken het ophalen van bestanden en het opnieuw neerzetten sneller en elimineren verwarring waarbij het aantal in volgorde valt. In terminal-digit systemen, bijvoorbeeld, wordt het definitieve nummer gecodeerd met één kleur, krijgt het middelste nummer een aparte kleur en krijgt het eerste getal zijn eigen kleur. Naarmate het eerste, middelste en laatste nummer veranderen, verandert ook de kleur. De kleur werkt als een visuele aanwijzing om de snelheid en efficiëntie bij het archiveren te verhogen.
Archiefsnelheid
Numerieke archiveringssystemen in combinatie met kleurcodering verhogen recordregistratie en ophaalsnelheid - zelfs wanneer het ophalen van een bestand betekent dat er in een index wordt verwezen om het bestandsnummer te identificeren - omdat de archiefbediende onmiddellijk weet heeft van de bestandslocatie per bestandsgroep. In het geval van fusies van organisaties, waarbij de afzonderlijke organisaties verschillende nummeringssystemen hebben, hoeven de numerieke codes niet te worden gewijzigd. Het toevoegen van bestanden aan de bestandsruimte gaat sneller omdat kleinere genummerde bestanden (6-cijferig) worden opgeslagen aan de linkerkant van hoger genummerde bestanden (7-cijferig).
Vertrouwelijkheid
Numerieke archiveringssystemen identificeren op een positieve manier specifieke records met behoud van de vertrouwelijkheid, wat vooral belangrijk is in medische, klant- en werknemersverslagen, door het verwijderen van persoonlijke identiteitsmarkeringen. Numerieke archiveringssystemen voldoen ruimschoots aan de HIPAA-regels.
