Archiefsystemen bieden voor- en nadelen voor kantooromgevingen. De meeste bedrijven maken gebruik van traditionele archiveringssystemen waarbij papieren documenten worden opgeslagen in archiefkasten. Het meest gebruikte type bestandssysteem is een alfabetisch systeem.
Doel
Filing-systemen worden gebruikt om documenten georganiseerd en gemakkelijk te vinden voor werknemers te houden. Er wordt een archiefsysteem opgezet en medewerkers volgen het systeem dat wordt gebruikt.
voordelen
Alfabetische archiveringssystemen zijn een type systeem dat gemakkelijk te onderwijzen en te leren is. Documenten worden op alfabetische volgorde opgeslagen, meestal op naam van de leverancier. Elke medewerker kan een nodig document vinden zolang de naam van de leverancier bekend is.
nadelen
Een nadeel van dit systeem is dat documenten vaak verkeerd worden gekopieerd vanwege de letters. Een ander nadeel is dat als iets wordt opgeslagen onder een voornaam of achternaam van een verkoper, documenten moeilijk te vinden zijn. Naamsveranderingen in bedrijven worden mogelijk niet goed geregistreerd, wat ook verwarring met dit bestandensysteem veroorzaakt.
