Werknemers op alle niveaus moeten misschien aankondigingsnota's (gewoonlijk memo's genoemd) als onderdeel van hun werk schrijven. Het schrijven van effectieve memo's reflecteert positief op de persoon die ze heeft geschreven, omdat dit een teken is van goede communicatievaardigheden. Aankondigingsmemo's geven werknemers in de hele organisatie positief en negatief nieuws. Promotie- en jobopeningaankondigingen worden vaak met opwinding ontvangen, terwijl beleidswijzigingen en bezuinigingen kunnen leiden tot angst en stress. Het maken van een solide bericht helpt om berichten duidelijk en op een positieve manier af te leveren.
Identificeer de belangrijkste boodschap die u probeert over te brengen. Denk na of het nieuws welkom is of niet, en gebruik deze informatie om te beslissen hoe het bericht dat wordt afgeleverd het beste kan worden ingekaderd. Negatieve berichten hebben meer informatie nodig over waarom iets wordt gedaan, terwijl positieve berichten zich kunnen concentreren op het nieuws dat wordt afgeleverd zonder dat er gedetailleerde achtergrondinformatie wordt gegeven over waarom het evenement plaatsvond.
Leer hoe de vier basiscomponenten van een memo. De beste memo's houden zich aan het geaccepteerde formaat dat wordt erkend in zakelijk schrijven. Memoschrijvers blijven daarbij neutraal in hun mededelingen en lijken niet bevooroordeeld. Memo's bevatten vier hoofdsecties: kop, opening, tekst en conclusie.
Maak je kop. Koppen bevatten vier hoofdsecties: tot, van, datum en onderwerp. Het veld "Aan:" bevat een lijst met ontvangers en hun functietitels. Het veld "Van:" bevat de naam en titel van de persoon van wie de memo afkomstig is. Het veld "Datum:" is meestal de datum waarop de memo wordt afgeleverd, vergeleken met de datum waarop deze is opgesteld of gemaakt. Het veld "Onderwerp:" vertelt ontvangers het doel van de notitie. Deze velden zijn vergelijkbaar met de velden die vaak worden gebruikt in e-mails, en ze moeten elk als volgt worden weergegeven:
Naar: Van: Datum: Onderwerp:
Schrijf de opening van de memo. De openingsparagraaf richt zich op het doel van de communicatie. inclusief achtergrondinformatie die nodig is om ontvangers te helpen begrijpen welke aankondiging wordt gedaan.
Schrijf de inhoud van de memo. De body bevat alle gedetailleerde informatie die ontvangers moeten weten. Promoties kunnen informatie bevatten over de nieuwe functie en verantwoordelijkheden van een werknemer, alsook over wanneer zij hun nieuwe rol zullen opnemen. Beleidswijzigingen moeten informatie bevatten over wanneer het nieuwe beleid van kracht wordt en hoe dit van invloed zal zijn op werknemers.
Schrijf de conclusie van de memo. Een goede conclusie vertelt medewerkers wat ze moeten doen om zich voor te bereiden op veranderingen.
Neem wat tijd weg van de memo en keer er dan terug naar om het met frisse ogen te bewerken. Goed geschreven memo's zijn vrij van grammaticale fouten en leveren duidelijke berichten.
