Het schrijven van een inkoopbeleid lijkt misschien een verspilling van tijd, vooral in een klein bedrijf. Maar als u een formeel beleid voert dat alle medewerkers begrijpen, kunt u ervoor zorgen dat u uw bedrijfsgeld verstandig uitgeven. Naarmate je groeit, wordt schriftelijk beleid van cruciaal belang voor je succes. Schrijf uw aankoopbeleid met degenen die het in gedachten zullen houden. Als ze het beleid niet kunnen begrijpen of als het proces te gecompliceerd of onpraktisch is, raken werknemers gefrustreerd en zullen ze vaker fouten maken of opzettelijk beleid negeren om de klus te klaren.
Bepaal wie namens het bedrijf de bevoegdheid heeft om aankopen te doen. Stel eventuele limieten voor inkoopautoriteit in en bepaal wie de aankopen over die limieten goedkeurt.
Schrijf richtlijnen voor leverancier selectie. Bepaal hoe het biedingsproces zal werken en hoeveel biedingen moeten worden behaald voor elke opportunity. Leg alle criteria uit die kopers moeten gebruiken om biedingen te evalueren. Criteria kunnen zijn: prijs, kwaliteit, verzekering, lengte van de werking van de leverancier en meer.
Vermeld de omstandigheden waaronder werknemers een contract kunnen aangaan. Maak een schets van het proces voor contractgoedkeuring en wijs autoriteit toe voor ondertekening van contracten. Stel een maximale contractlimiet in. Bepaal hoe vaak regelmatige servicecontracten moeten worden beoordeeld.
Stel regels in over het accepteren van geschenken en maaltijden van verkopers. Sommige bedrijven laten maaltijden maar geen geschenken toe, terwijl andere bedrijven geschenken toestaan tot een bepaalde dollarwaarde. Sommige bedrijven laten groepscadeaus toe, maar geen persoonlijke geschenken en sommige verbieden het verkopen van leveranciers volledig.
Een beleid voor belangenconflicten opstellen. Sommige bedrijven verbieden werknemers om aankopen te doen bij leveranciers in wie zij een belang hebben: anderen breiden het verbod uit tot bedrijven waarin een goede vriend of familielid een belang heeft. Nog anderen hanteren geen dergelijke beperking.
Stel richtlijnen voor vertrouwelijkheid vast. Bepaal welke soorten informatie als vertrouwelijk worden beschouwd en bepaal een periode waarin werknemers die over deze informatie beschikken, deze niet mogen vrijgeven.
Leg je bestelsysteem uit. Geef instructies over het schrijven en het uitgeven van inkooporders. Als uw computersysteem u in staat stelt om minimum voorraadniveaus in te stellen en de aankoop te waarschuwen wanneer die niveaus worden bereikt, leg dan uit hoe u dit moet doen. Als uw bedrijf goederen opslaat met behulp van een barcoderingssysteem of een ander computersysteem, geef dan instructies over het wijzigen van bestaande producten en het opzetten van nieuwe.
Documenteer het beleid dat andere werknemers, zoals het ontvangen van personeel, zullen gebruiken om inkoopagenten op de hoogte te stellen van ontbrekende, beschadigde of onjuiste zendingen.
Tips
-
Misschien wilt u dat een advocaat een contractdocument nakijkt voordat u het ondertekent.
Print beleid op logopapier.
Waarschuwing
Publiek verhandelde bedrijven hebben meestal een strikt beleid inzake belangenconflicten. Raadpleeg een advocaat als u een inkoopbeleid schrijft voor een openbaar bedrijf.
