Het maken van een inventarislijst van de items in een kantoor kan belangrijk zijn in het geval van diefstal, brand of natuurrampen. Zonder een lijst zou u op uw geheugen moeten vertrouwen om rekening te houden met de inhoud van een kantoor. Een kopie van de lijst moet off-site worden opgeslagen en worden bijgewerkt als kantoormeubilair en apparatuur wordt gekocht of verwijderd. Optioneel kunt u een inventarislijst aanvullen met tekeningen of foto's die de locatie van de belangrijkste objecten in elke kamer weergeven.
Meubilair en accessoires
Een lijst met kantoormeubilair en kameraccessoires omvat bureaus, stoelen, lampen, vuilnisbakken, archiefkasten en zelfs raambekleding. Decoratieve voorwerpen mogen niet over het hoofd worden gezien, zoals foto's of schilderijen, muurhangende stukken, planten, sierbeeldjes en spiegels. Controleer schappen waaruit een kantoorbibliotheek bestaat. Sommige naslagwerken kunnen relatief duur zijn en hun waarde moet worden opgemerkt.
Computersystemen
Het hart van de meeste kantoren van vandaag is een of meer computersystemen. Systemen zijn samengesteld uit de hoofdcomputerbehuizing (CPU), monitors, printers, scanners, luidsprekers, toetsenborden, muizen en alle bijbehorende verbindingskabels. Neem alle laptopcomputers op. Extra items zijn ononderbreekbare back-upbenodigdheden voor batterijen en videoprojectiesystemen. Een kantoorinventaris die ook de aankoopprijs en aankoopdatum van elk item, of het nu meubels of computers zijn, vermeldt, maakt het mogelijk de lijst te gebruiken bij het bepalen van de hoeveelheid dekking die nodig is om de inhoud van het kantoor te verzekeren. Het registreren van de aankoopprijs en de datum is ook handig bij het invullen van inkomstenbelastingaangiften, aangezien computers en andere kantoorapparatuur over meerdere jaren kunnen worden afgeschreven en hun aankoopprijs en -datum nodig zijn in deze berekening. Voeg ook computersoftware toe aan de lijst.
Communicatie middelen
Kantoren maken vaak gebruik van elektronische apparatuur voor communicatie, naast e-mail via een computer. De kantoorinventarislijst moet kopieer- en faxmachines, telefoons, dicteermachines en intercoms bevatten. Breedbandmodems en routers worden gebruikt om computers en VoIP (Voice Over Internet Protocol) met communicatiediensten te verbinden. Het hebben van een lijst met serienummers van alle elektronische en computerapparatuur is waardevol in het geval van diefstal.
Benodigdheden
Kantoorbenodigdheden worden beschouwd als items die in de loop van de tijd zijn verbruikt en moeten periodiek worden bijgevuld. In deze categorie zijn papier voor kopieerapparaten en printers, notebooks en notebookpapier, gelinieerde pads, datumboeken en kalenders, inkt en toner voor printers en faxapparaten, pennen en potloden, markers, paperclips, vuilniszakken, enveloppen en dergelijke. Een wandeling door een kantoorwinkel of een snelle blik op uw voorraadkast herinnert u aan eventuele extra artikelen van het type levering. Softwareprogramma's zijn beschikbaar om te helpen bij het beheren en volgen van kantoorinventaris en kunnen waarschuwingen geven wanneer verbruiksartikelen bijna op zijn en opnieuw moeten worden gerangschikt.
