Werkgevers hebben meestal een chequestrookje of een gelijkwaardige verklaring bij het loonstrookje van elke werknemer, of het nu gaat om papieren documenten of om een online chequeboekje dat via een directe storting wordt uitgegeven. Controlestroken zijn documenten die mogelijk vereist zijn om te voldoen aan de vereisten voor archivering door de overheid. Zelfs als het behouden van controlestroken niet verplicht is, kan het toch verstandig zijn om dit te doen.
FLSA-vereisten
De federale overheid heeft geen regel die werkgevers verplicht om loonstrookjes uit te geven of te behouden. Fair Labor Standards Act-vereisten bieden richtlijnen voor payroll-documentatie. Over het algemeen moet de loonlijstinformatie worden bewaard drie jaar. Als er controlestubs worden gebruikt om sommige van deze gegevens vast te leggen, moeten ze ook voor drie jaar worden bewaard. Payroll-records moeten het volgende omvatten:
- Naam, adres en sofinummer van de werknemer.
- Het geslacht en beroep van de werknemer.
- De geboortedatum van werknemers jonger dan 19 jaar.
- De datum en tijd waarop elke werkweek begint en eindigt. De datum waarop de loonperiode begint, is verplicht als deze verschilt van de werkweek.
- De datum waarop de werknemer is betaald
- Dagelijkse en wekelijkse uren gewerkt.
- Het loontarief van de werknemer.
- Reguliere lonen, overuren betalen en eventuele toevoegingen of aftrekkingen van het loon van de werknemer.
Werkgevers moeten tijdkaarten of het equivalent van de gewerkte tijd gedurende twee jaar bijhouden.
Aanvullende overheidsvereisten voor salarisverwerking
De Equal Employment Opportunity Commission zegt dat werkgevers minstens drie jaar lang alle arbeidsregistraties, inclusief check-stubs en loonadministratie, moeten bijhouden. In het geval dat een medewerker een klacht indient bij het EEOC, moeten registraties worden bewaard tot een jaar na de definitieve afhandeling van de zaak door het EEOC of een jaar nadat een rechtszaak is afgedaan.
Staten kunnen aanvullende vereisten voor archivering opleggen. De Texas Workforce Commission zegt bijvoorbeeld dat werkgevers werknemers moeten voorzien van een controlestrookje of een gelijkwaardig document dat alle gegevens opsomt die worden gebruikt om een salaris uit te werken. Payroll-records moeten worden bewaard vier jaar om te voldoen aan de regels voor het bijhouden van de werkloosheidsuitkeringen in Texas.
Richtlijnen voor werkgeversrecords
Een bedrijf of organisatie produceert cheques en controleert stubs om verschillende redenen. De Internal Revenue Service beveelt controlestroken en bankgegevens aan die als ondersteunende documenten voor belastingdoeleinden worden gehandhaafd voor de periode van beperkingen. Bijvoorbeeld, de periode van beperkingen voor belastingaangiften is zes jaar. Nolo.com suggereert dat bedrijven check-stubs en financiële gegevens bewaren voor ten minste zeven jaar.
