Individuen en bedrijven hebben een verscheidenheid aan keuzes als het gaat om het indienen van apparatuur. Sommige opties bieden een hoge mate van beveiliging, terwijl andere een hoge dichtheid aan bestanden kunnen bieden. De hoeveelheid ruimte die u hebt, de gevoeligheid van de bestanden en uw voorkeur voor fysieke of elektronische bestanden beïnvloeden allemaal uw keuze aan opslagapparatuur.
Fysieke archiefuitrusting
Dossierkasten
De dossierkast is een nietje op kantoor. Vier laden waarmee bestanden lateraal kunnen worden opgeslagen, zijn standaard. Volgens Smead, een documentbeheermaatschappij, zijn archiefkasten handig als u records veilig wilt houden. Omdat deze kasten kunnen worden afgesloten, kan een bedrijf beperk de toegang tot gevoelige bestanden terwijl het nog steeds mogelijk is dat werknemers en bezoekers de kamer betreden.
Van alle opties voor fysieke archiefuitrusting zijn kasten vaak de het duurst en hebben de meeste beperkte capaciteit. Smead merkt op dat een archiefkast met vier laden die een ruimte van 2,4 meter lang kan opnemen, ongeveer 8,448 mappen kan bevatten.
Open rekken
Een alternatief voor archiefkasten is open rekken. Eenheden lijken op open boekenkasten en zijn speciaal ontworpen voor maphoogte en -breedte. Het ontwerp staat gebruikers toe gemakkelijke toegang tot bestanden en dat kan het ook zijn stationair of zijn mobiel als de rollen aan de onderkant zijn bevestigd.
Open rekken bespaart ruimte en geld. Smead merkt op dat schappenarchivering meestal wel het geval is drie keer minder duur dan archiefkasten. Vergeleken met een archiefkast met vier laden, heeft een zeven-laags open reksysteem 80 procent meer capaciteit. Mobiele rekken kunnen in een hogere dichtheid worden geplaatst en bieden 405 procent meer capaciteit dan kasten.
Tips
-
Afgezien van de archiveringsapparatuur, heb je ook nodig benodigdheden zoals bestandsmappen, labels en eindtabbladen om een fysiek systeem naar behoren te laten functioneren.
Digitale archiefuitrusting
Externe apparaten
Het is handig om de interne harde schijf van een computer te gebruiken om bestanden op te slaan, maar u loopt het risico uw gegevens te verliezen als de harde schijf beschadigd is of fysiek beschadigd. Om dit risico te beperken, willen gebruikers mogelijk een back-up van gegevens maken op een extern apparaat. PC World raadt aan een back-up te maken van kritieke bestanden naar een externe harde schijf en met behulp van een thumb drive om bestanden naar behoefte over te zetten.
Tips
-
Gebruikers kunnen ook een back-up van gegevens maken naar een cloudservice, zoals Google Drive of Dropbox, waarvoor geen extra apparatuur nodig is.
Servers
Bedrijven die willen dat meerdere partijen toegang hebben tot dezelfde gegevens, willen mogelijk investeren in een server. Servers fungeren als een centrale repository voor veel gebruikersbestanden. PC World merkt op dat bedrijven op de server multiuser-applicaties kunnen hosten, zoals databases en enterprise resource planning-systemen. Dit maakt het gemakkelijk voor een groot aantal individuen om heeft toegang naar dezelfde bestanden. Van servergegevens kan een back-up worden gemaakt naar een extern apparaat of de cloud voor extra beveiliging.
Fysieke servers lijkt op een high-end pc. Als alternatief kunnen bedrijven kiezen voor een cloud-gebaseerde hosting service - Amazon Web Services, Windows Azure en Rackspace Cloud Services zijn allemaal opties - waarvoor geen fysieke server nodig is.
