We gebruiken bijna elke dag zakelijke brieven in onze transacties.Heb je echter weleens de tijd genomen om na te denken over de definitie van een zakelijke brief? Deze alomtegenwoordige vorm van communicatie heeft nogal wat functies die we elke dag gebruiken, maar we denken niet vaak na over hun specifieke conventies.
Tips
-
Zakelijke brieven zijn formeel en worden gebruikt in zakelijke correspondentie.
Zakelijke Letter Definitie
Een zakelijke brief is een van de vele soorten brieven die er zijn. Het is gewoon een speciale soort formele brief die verzenders en ontvangers gebruiken om met elkaar te corresponderen over zakelijke transacties die ze misschien niet op een effectieve manier mondeling kunnen uitvoeren. Zakelijke brieven kunnen worden gebruikt voor communicatie tussen bedrijven, tussen bedrijven en klanten en tussen klanten en bedrijven. Er zijn een aantal belangrijke elementen die het algemene zakelijke letterformaat vormen. Wanneer ze in een brief worden geïdentificeerd, zijn ze wat ze in feite als een zakelijke brief kwalificeren.
Datum en adres van de afzender
Elke zakelijke brief heeft de unieke eigenschap dat de allereerste regel van de brief de datum is. Dit geeft de datum aan waarop de brief is geschreven of wanneer de brief is voltooid. Het hoeft niet duidelijk de datum te zijn waarop de ontvanger de brief heeft ontvangen. Net onder de datum van de brief moet u het adres van de afzender vermelden. U moet de naam van de afzender niet opnemen in dit gedeelte. Daar zal later een plaats voor zijn. Soms, wanneer u de brief op een officieel briefpapier voor uw bedrijf afdrukt, is uw adres al in het briefhoofdpapier opgenomen. In dat geval moet u het adres van de afzender niet onder de datum opnemen. Dat zou overbodig zijn.
Adres van de ontvanger
Vervolgens komt het adres van de ontvanger. Als u de naam van de ontvanger kent, moet u de naam van die persoon opnemen in zijn adres. Je moet ook de juiste titel voor die persoon opnemen, zoals mevrouw, mevrouw, meneer, dr. Enzovoort. Terwijl u het adres van de ontvanger schrijft, moet u zijn land vermelden. Dit is vooral belangrijk voor internationale zakelijke brieven. Vergeet niet om de volledige landnaam te kapitaliseren en niet alleen de eerste letter. Als u de naam van de ontvanger niet kent, kunt u de persoon doorverwijzen naar zijn functie binnen het bedrijf waar hij werkt, zoals 'Algemeen directeur', 'Directeur', enzovoort. Het is altijd een veiliger gok dan om aannamen te doen over zijn naam of titel als je hem niet zo goed kent.
Aanhef van de brief
Na het adres van de ontvanger komt de aanhef van de brief. Natuurlijk moet u uw aanhef consistent houden met de naam die u voor de ontvanger op het adres van de ontvanger hebt gebruikt. Er kan een beetje conflict zijn over wat voor soort aanhef u moet gebruiken als u de naam van de persoon kent. Verwijs je naar de persoon als "Mijnheer" of "Mevrouw," of verwijs je naar de persoon bij naam? Het is het beste om de situatie te behandelen hoe je het in het echte leven zou behandelen. Het is onwaarschijnlijk dat je op een voornaam staat met iemand die je niet persoonlijk kent. Dus, als u de ontvanger persoonlijk kent en u haar gewoonlijk bij haar voornaam noemt, dan is het OK om haar voornaam te gebruiken. Anders is het het beste om naar haar te verwijzen als 'mevrouw'. Als u het geslacht van de persoon niet kent, moet u 'aan wie het mogelijk is' gebruiken als een aanhef.
Lichaam en afsluiting van de brief
Het lichaam moet op een formele manier worden geschreven. Je regels moeten één spatie bevatten, behalve wanneer je een dubbele spatie invoegt tussen alinea's. De laatste alinea zou een beknopte samenvatting moeten zijn van wat in de brief stond.
Om de brief te sluiten, moet u zinsneden als "vriendelijke groeten" of "dank u" met een komma gebruiken. Na de afsluiting moeten er vier regels zijn, waarna u de naam van de afzender opgeeft. In die ruimte zet je je handtekening als je de brief hebt afgedrukt.
