"Ik wil dat rapport maandagochtend op mijn bureau hebben!" de woedende baas schreeuwt naar zijn geschud ondergeschikte in films, tv-shows, boeken en waarschijnlijk meer dan een paar echte zakelijke omgevingen. In plaats van te worden geïntimideerd door het idee om een rapport samen te stellen, verwelkom het dan als een gelegenheid om uw werk onder de aandacht te brengen. Bedrijfsrapporten zijn essentiële documenten omdat ze vaak complexe punten, problemen of onderzoek duidelijk en beknopt uitleggen. Rapporten vragen aandacht omdat ze officieel zijn. En aangezien je het rapport schrijft, mag je beslissen wat je erin stopt.
Wat is een zakelijk rapport?
Een tastbaar document. Businessdictionary.com definieert een verslag doen van als "een document met informatie georganiseerd in een verhalende, grafische of tabelvorm, opgesteld op ad-hoc, periodiek, terugkerend, regulier of op basis van een vereist."
Het feit dat een bedrijfsrapport een document is, benadrukt alleen het belang ervan. Terwijl u op de vergaderagenda zou kunnen zijn om een verslag te geven over de activa die tijdens het kwartaal, tijdens en na uw presentatie zijn verkregen, heeft u het bedrijfsrapport om naar te verwijzen en kunt u een exemplaar naar de aanwezigen verspreiden. Denk aan de gevreesde boekverslagen die je op school moest doen? Het lezen van het boek was de eerste stap, daarna moest je een samenvatting schrijven van wat je las. Soms moest je zelfs je rapport aan de hele klas presenteren. Maar om u te helpen, had u het tastbare rapport in uw hand om naar te verwijzen. Dat is hoe belangrijk een rapport is.
Een momentopname in de tijd. Een bedrijfsrapport is een compilatie van feiten en statistieken over een bepaald aspect van een bedrijf. Het is meestal een momentopname in de tijd en rapporteert over een bepaalde periode. Een jaarverslag bevat bijvoorbeeld belangrijke financiële gegevens en gebeurtenissen die een financiële momentopname voor dat jaar bevatten, terwijl een kwartaalverslag een specifiek kwartaal van het jaar beslaat.
De meeste rapporten, ongeacht het type of doel, hebben betrekking op een specifieke periode. Financiële rapporten bestrijken een specifieke periode. De financiën van een bedrijf variëren van jaar tot jaar en van maand tot maand. Zelfs een rapport over beschikbare producten is alleen nauwkeurig gedurende een bepaalde periode, omdat nieuwe producten worden geïntroduceerd en oudere worden stopgezet.
Formeel of informeel. Afhankelijk van het doel en wie het ziet, kan het rapport formeel of informeel zijn. Formele rapporten zijn rapporten die worden bekeken en beoordeeld door bazen, senior management, klanten, potentiële klanten of investeerders of zelfs het publiek. Zoals alle rapporten zouden ze goed geschreven en gepresenteerd moeten worden zonder typos of spelfouten, gemakkelijk te begrijpen en nauwkeurig op het muntje.
Informele rapporten zijn niet minder belangrijk. Aan werknemers die hun onkostennota's moeten voltooien om te worden vergoed, zijn ze van het grootste belang. Typisch informeel, deze rapporten bevatten beschrijvingen, datums en dollarbedragen die zijn ingevoerd in een bedrijfsformulier. Als medewerkers het rapport niet grondig en op tijd invullen, krijgen ze mogelijk geen vergoeding voor vliegtickets, taxi's en klantmaaltijden die ze tijdens hun recente zakenreis hebben betaald.
Rapporten met andere namen. Veel, zo niet de meeste, zakelijke rapporten worden niet eens rapporten genoemd. Dit kunnen uitspraken zijn, zoals winst en verlies of winst-en-verliesrekening of andere financiële overzichten zoals balansen. Of het kunnen budgetoverzichten of verkoopprojecties zijn.
Redenen om zakelijke rapporten te gebruiken
Om een uitstekend rapport voor te bereiden, helpt het om te begrijpen waarvoor het rapport zal worden gebruikt.
Samenvatten. Rapporten helpen om een ingewikkeld idee, proces of de financiële status van het bedrijf op een duidelijke, begrijpelijke manier uit te leggen. Maanden van verzamelde gegevens, of jaren van onderzoek, kunnen worden samengevat in een kort verslag. Natuurlijk heeft het misschien niet elk detail dat werd ontdekt in het onderzoek, maar het rapport geeft degenen die het rapport hebben gelezen een beknopte samenvatting van het onderzoek of de gegevens.
Makkelijker maken. De mensen die uw rapport zullen beoordelen hebben misschien niet de tijd, het verlangen of de vaardigheid om alle gegevens en onderzoeken die erachter zitten te evalueren. In elk geval hebben ze hun eigen klus te klaren. Uw rapport geeft hen wat ze moeten weten.
Nader toelichten. Als 10 mensen alle gegevens en onderzoeksresultaten die u hebt verzameld, zouden lezen en beoordelen, zouden ze tot verschillende conclusies komen. Uw rapport zorgt ervoor dat ze allemaal vanuit hetzelfde gezichtspunt werken, omdat u ze allemaal dezelfde gegevens verstrekt.
Overtuigen. Stel dat uw bedrijf investeerders wil overhalen om kapitaal op te zetten om een nieuw idee te financieren. Uw rapport zal worden opgenomen in het businessplan dat zal worden gedeeld met de investeerders. Andere medewerkers zullen de winst- en verliesrekening en andere financiële statusrapporten van het bedrijf samenstellen, maar uw rapport zal een verkoopprojectie zijn waarin wordt geschetst waar het bedrijf gelooft dat de onbenutte markten zijn en de verkopen die ze kunnen opleveren. De financiële overzichten zijn belangrijk, maar uw rapport kan beleggers op het scherm overtuigen om aan boord te komen, of niet.
Een punt bewijzen. Bedrijfsrapporten worden vaak gebruikt wanneer er moeilijke beslissingen moeten worden genomen, bijvoorbeeld over het verminderen van de omzet, wat ontslagen kan inhouden. Niemand wil in die richting gaan, maar wanneer het rapport voor hen ligt en de gestage winstdaling laat zien in vergelijking met uitgaven zoals salarissen, is het duidelijk wat er moet gebeuren. Of, aan de positieve kant, rapporten kunnen laten zien of het bedrijf in de positie is om uit te breiden naar opwindende nieuwe richtingen.
Een probleem oplossen. Je bent in vergaderingen geweest waar discussies over een probleem rond en rond gaan zonder tot een haalbare oplossing te komen. Maar als u uw rapporten deelt op het grote projectiescherm, kijkt iedereen tegelijkertijd naar hetzelfde probleem. Door een tastbaar document te bekijken, met tabellen en grafieken die laten zien waar de situatie echt staat, kan iedereen hetzelfde materiaal samen analyseren en samen tot een oplossing komen.
Soorten zakelijke rapporten
Er is een oneindig aantal bedrijfsrapporten dat kan worden geschreven, vooral omdat u ook uw eigen aangepast rapport kunt schrijven en het kunt benoemen zoals u dat wilt. Over het algemeen vallen zakelijke rapporten echter uiteen in vier categorieën: verklarend, analytisch, vooruitlopend en legaal. Natuurlijk kunnen ze overlappen en overlappen ze elkaar. Een voortgangsverslag, bijvoorbeeld, zou ook een toelichting kunnen zijn. Maar het primaire doel is om een update te geven over een situatie.
Verklarende rapporten. Sommige zakelijke rapporten zijn geschreven om een situatie of onderwerp uit te leggen zodat iedereen het kan begrijpen. U kunt bijvoorbeeld een verklarend rapport schrijven om uit te leggen onderzoek uit te voeren. Als u alleen een tabel presenteert met de resultaten van uw onderzoek, zult u natuurlijk overspoeld worden met vragen over de reden voor het onderzoek, uw methodologie, steekproefomvang en meer. Dus, in plaats van alleen een tabel met resultaten, zou je moeten beginnen met een korte beschrijving van de reden waarom je het onderzoek hebt uitgevoerd en hoe je het hebt gedaan, zoals het gebruik van enquêtes via telefoon of mail, het bijhouden van gegevens gedurende een bepaalde periode of wat je methodologie ook was. Vervolgens leg je de resultaten van je onderzoek uit met een tabel, diagram of andere methode die de resultaten duidelijk maakt. Vervolgens vat je de bevindingen in enkele zinnen samen.
Analytische rapporten . Dit type rapport biedt analyse, misschien door twee situaties of mogelijkheden te vergelijken. In plaats van alleen maar uit te leggen, doet een analytisch rapport op zijn minst een deel van de analyse van de bevindingen voor de lezer. U kunt afbeeldingen in uw analyserapport gebruiken om uw punten aan te tonen, zoals diagrammen of tabellen met gegevens.
Voortgangsrapportages. Net als schoolrapportkaarten laten voortgangsrapporten zien hoe het nu gaat. Ze zijn niet gebaseerd op bergen onderzoek of analyse; ze zijn een update voor mensen die er een nodig hebben. Jaarverslagen, jaarrekeningen zoals resultatenrekeningen en andere rapporten die momentopnamen van een tijdstip zijn, zijn voortgangsrapporten.
Juridische rapporten. Elk rapport dat volgens het bedrijf wettelijk verplicht is om te compileren en te plaatsen, in te dienen of naar een andere entiteit te verzenden, is een soort juridisch rapport. Juridische rapporten worden soms ook voltooid om het bedrijf te beschermen tegen mogelijke rechtszaken of andere juridische problemen. Als een rapport wordt opgesteld voor belastingdoeleinden of wordt vereist door de Securities and Exchange Commission, een rechtbank of een andere officiële entiteit, behoort het tot de juridische categorie.
Voorbeeld voor het schrijven van algemene rapporten
Volgens het Online Writing Lab (OWL) van Purdue University hebben de meeste bedrijfsrapporten geen universeel formaat. Controleer of uw bedrijf de gewenste indeling heeft voor het rapport dat u schrijft. Als dat niet zo is, kun je het op elke gewenste manier samenstellen. OWL heeft echter suggesties die u kunnen helpen ervoor te zorgen dat u alle basissen bestrijkt en het beste rapport schrijft dat u kunt.
- Hou het kort.
- Ken je publiek en schrijf ze op.
- Gebruik koppen en belicht belangrijke punten.
- Zet eerst je belangrijkste bevindingen, argumenten of punten.
- Beslis of u uw conclusies wilt opnemen of laat die aan de lezers over.
De inhoud van uw rapport is afhankelijk van het doel en het publiek. Voor een intern rapport weet de doelgroep al over het bedrijf, dus u hoeft ze niet in te vullen op deze details. Een openbaar rapport, of een rapport met meerdere doelgroepen, zou baat hebben bij enige achtergrondinformatie over het bedrijf.
Titel / titelpagina. Elk rapport heeft een duidelijke titel nodig die uitlegt wat het zal onthullen. Dit is niet de plaats om slim te zijn; transparantie is de sleutel. Voor een kort of informeel rapport is een eenvoudige titel bovenaan de pagina, gevolgd door de datums, indien van toepassing, voldoende. Bijvoorbeeld:
Samenvatting van inkomsten en uitgaven, eerste kwartaal 2018
Formele rapporten hebben een titelpagina nodig met de titel, datum en auteur, bijvoorbeeld:
Samenvatting van inkomsten en uitgaven
Eerste kwartaal 2018
Voorbereid door
(uw naam)
Als het rapport wordt voorbereid voor een specifieke persoon of groep, voegt u dat toe aan uw naam, bijvoorbeeld:
Voor
XYZ Company, Inc.
Invoering. Begin met een korte geschiedenis of pertinente achtergrondinformatie over het bedrijf, als u denkt dat dit nodig is. Leg dan in het kort uit waarom dit rapport is opgesteld. Als het rapport onderzoeksresultaten presenteert, geef dan een korte toelichting op de onderzoeksmethodologie. Voor een kort verslag moeten dit een paar zinnen zijn. Een formeel rapport kan een hele pagina bevatten. Sommige formele rapporten beginnen met een samenvatting die een overzicht of samenvatting van het rapport geeft, zodat, als dit alles is dat iemand leest, het rapport nog steeds wordt begrepen.
Inhoudsopgave. In een lang rapport kunt u secties en afbeeldingen met paginanummers weergeven.
Lichaam van het rapport. Hier plaatst u uw gegevens, de crux of de meest cruciale informatie van uw rapport. Visuals zoals grafieken, diagrammen, tabellen of grafieken opnemen in plaats van alleen tekst. Visuals laten mensen zien wat je wilt dat ze weten en ze zijn interactief, wat de aandacht van je lezers houdt. Tabellen, grafieken en andere visuele substantiative documenten zijn het "bewijs" van wat u rapporteert. Begin altijd eerst met de belangrijkste gegevens.
Resultaten. Dit gedeelte is optioneel en is afhankelijk van uw lezers.Wil je ze vertellen hoe ze de resultaten moeten interpreteren, of kan het rapport voor zichzelf spreken?
Conclusies. Formele rapporten hebben een einde nodig met een samenvatting van de resultaten, ongeacht of deze werden verwacht of als een verrassing kwamen en hoe deze van invloed zijn op toekomstige beslissingen.
Uitzonderingen. Jaarlijkse en driemaandelijkse rapporten zijn voorbeelden die creatiever zijn. Vooral als het bedrijf contact zoekt met het grote publiek, zoals het jaarlijkse of driemaandelijkse rapport van een ziekenhuis, kunnen de updates het beste worden verteld door overtuigende verhalen over geredde levens of medewerkers die geavanceerde technieken gebruiken. Bedrijven kunnen hun voortgang op deze manier ook relateren door medewerkers te interviewen die baanbrekend onderzoek verrichten of nieuwe, opwindende producten uitvinden.
Uiteindelijk bepaalt u zelf hoe u uw rapport schrijft. Houd het kort, houd uw publiek in uw gedachten en neem informatie op die uw boodschap duidelijk overbrengt. Geen zweet. Je zult het binnen de kortste keren op je baas's bureau hebben.
