Een van de kenmerken van een effectieve leider is het vermogen om een situatie te verkleinen en beslissingen te nemen op basis van wat het beste is om te doen. Een leider die in staat is om zijn reactie aan te passen aan de situatie, loopt voor op iemand die niet kan schakelen tussen leiderschapsstijlen. Factoren in situationele beslissingen omvatten de motivatie en het niveau van competentie van de volgers. Er zijn vier ontwikkelingsniveaus van volgers die een significante impact hebben op de uiteindelijke uitkomsten van de situatie. De vier niveaus zijn: de enthousiaste beginner, de gedesillusioneerde leerling, de terughoudende bijdrager en de toppresteerder.
Enthousiaste beginner
Een enthousiaste beginner heeft een hoge mate van enthousiasme en toewijding en een laag niveau van ervaring en competentie. Leiders die worden geconfronteerd met volgers zoals deze moeten direct en autocratisch zijn in hun leiderschapsstijl als de volgers enthousiast zijn en willen behagen, maar vaak niet weten hoe. De autocratische leiderschapsstijl biedt doelen, strategieën en deadlines voor volgers.
Gedesillusioneerde leerling
Iemand die een gedesillusioneerde leerling is, vertoont zowel lage competentie en enthousiasme of betrokkenheid. Individuen of groepen van gedesillusioneerde volgers zijn moeilijk te motiveren omdat ze geloven dat er geen manier is om de situatie te veranderen; dat het hopeloos is. Een leider met gedesillusioneerde volgelingen kan het meest succesvol zijn door een autocratische leiderschapsstijl aan te nemen die leiderschapsverwachtingen biedt die de lage motivatie en competentie kunnen opheffen.
Aarzelende bijdrager
Een terughoudende bijdrager is iemand met een hoog competentieniveau met een lage toewijding. In deze situatie kan het gebruik van een participatieve leiderschapsstijl de motivatie zijn om deel te nemen. De participatieve leiderschapsstijl brengt ieders mening en ideeën in het besluitvormingsproces. Veel bekwame mensen hebben een lage motivatie omdat ze zich onvoldoende benut en ondergewaardeerd voelen. De participatieve stijl van leiderschap maakt hen vaak gewaardeerd en klaar om een bijdrage te leveren.
Piek performer
Iemand die op het hoogste prestatieniveau functioneert, heeft een hoge motivatie en een hoge competentie. Het gebruik van een autocratische leiderschapsstijl bij deze persoon is onzinnig en veroorzaakt meestal alleen maar wrok en een laag moreel. Een laissez-faire leiderschapsstijl is soms succesvol, omdat deze persoon de mogelijkheid heeft om het voortouw te nemen en de situatie zelf te beheren. De participatieve leiderschapsstijl werkt vrij effectief met de toppresteerder en heeft als resultaat dat een situatie snel en effectief wordt opgelost.
