Als u in een commissie zit en een rapport moet maken om uw vergadering te bespreken, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u op de vergadering voorbereid bent en de basisbeginselen begrijpt van het schrijven van een commissieverslag. Na verschillende stappen kunt u van begin tot eind nemen en u hebt een volledig rapport klaarstaan om aan het individu of de groep te geven om de voortgang van uw commissie te volgen.
Breng een pen en papier of een laptop mee naar uw commissievergadering. Noteer de datum, het tijdstip, de aanwezigen, inclusief de titels en de duur van de vergadering. Noteer de onderwerpen op de agenda en wat er mogelijk is besproken zonder een specifieke tijd. Let op wie het eens was en wie het niet eens waren, de reden en andere belangrijke informatie die tijdens de vergadering plaatsvond. Als er geen overeenstemming is bereikt over een onderwerp van de commissie en de commissie heeft besloten om de discussie te houden tot een volgende vergadering, zorg er dan voor dat u daar kennis van neemt en wanneer de commissie het onderwerp opnieuw zal bespreken.
Ontwikkel een rapport van uw aantekeningen dat de vergadering gedetailleerder bekijkt en alle informatie in een georganiseerde indeling weergeeft. Misschien wilt u beginnen met een omslagpagina met de datum, het tijdstip, de duur van de vergadering en wie de deelnemers waren.
Ga door met het schrijven van het eerste onderwerp van de commissievergadering, evenals gedetailleerde informatie over wat er is besproken en wat is besloten, inclusief de informatie over de stemmen van de commissie. Doorloop elk onderwerp en doe hetzelfde. Afhankelijk van het type commissie en de reden voor vergadering, wilt u mogelijk risicofactoren opnemen als een actie niet wordt voortgezet of als er geen actie wordt vastgesteld. Schrijf op wanneer de commissie weer bijeenkomt. Schrijf een lijst met degenen die het rapport onderaan de lijst zullen ontvangen.
Lees het rapport door om er zeker van te zijn dat het document geen interpunctie en grammaticale fouten bevat. Controleer het rapport van de commissie om er zeker van te zijn dat de inhoud correct is en kom later terug met uw aantekeningen. Werk het document zo nodig bij voordat u een volledig vergaderrapport afwerkt.
Maak kopieën en verstrek het rapport aan de aanwezigen, evenals de raad van bestuur, andere commissies, managers of anderen indien relevant.
Tips
-
Als u de vergadering liever opneemt, moet u ervoor zorgen dat u de toestemming van elk lid heeft voordat u de vergadering vastlegt.
Waarschuwing
Plaats geen informatie in het rapport die van het onderwerp afstapt om vuller te voorkomen en houd u aan de feiten. Als bijvoorbeeld iemand in de commissie over hun kinderen begint te spreken, neem het dan niet in, tenzij het betrekking heeft op een werk dat de commissie doet, zoals een leesprogramma voor kinderen.
