Zoveel bedrijven vertrouwen erop dat de receptioniste de toon zet voor hen, maar toch spenderen ze de minste tijd aan het invullen van die specifieke functie, in plaats daarvan op het "professionele" personeel.
Een bepaald type persoon is bedoeld om klanten te ontmoeten en te begroeten en telefoons te beantwoorden. De medewerker die nooit iets slechts over iemand te zeggen heeft, vriendelijk en vrolijk is en graag mensen wil behagen, past het best bij deze functie.
Een goede receptionist beantwoordt de telefoon met een unieke flair en benadrukt een bepaald woord. De telefoon moet worden beantwoord met een lach op het gezicht en oprechte interesse in wat de persoon aan de andere kant te zeggen heeft. Vaak vertrouwen kantoren op voicemailsystemen. Dat is een zekere manier om een blije, vriendelijke, live stem aan het andere eind van de lijn te verliezen.
U hebt een receptionist nodig die zich kleedt om indruk te maken op uw klanten en die trots is op zijn of haar kantoorruimte.
Het is belangrijk dat een goede receptioniste een buffer voor de werknemers is. Als iemand van het personeel het erg druk heeft, zou de receptioniste het moeten weten. Een geïnformeerde receptioniste kan werknemers helpen onnodige last-minute drop-ins te vermijden, zonder legitieme afspraken te ontkennen.
Het is gepast voor een receptioniste om een gesprek met klanten aan te gaan, zolang het maar controversieel is. U wilt niet dat uw klant ervan uitgaat dat de filosofie van de receptionist een afspiegeling is van het bedrijf als geheel. Algemene vragen en kleine-gespreksonderwerpen zijn prima.
De receptionist moet een uitbreiding zijn van uw marketingteam. Het bijhouden van belangrijke datums, het geven van informatie die u wilt dat uw klant weet, maar het uitdelen op een manier die uw cliënt een speciaal gevoel geeft, is een geschenk en een goede receptioniste zal het hebben.
De receptionist moet ervoor zorgen dat bedrijfsbrochures aan de koffietafel liggen en de koffiepot vol en vers houden, de snoepschaal geladen en de klanten soepel door de receptie gaan.
Als u geen gemeenschappelijke agenda heeft ingesteld zodat de receptionist toegang heeft tot geplande afspraken, is het een goed idee om dat te laten gebeuren. Je kunt dit eenvoudig doen als je een netwerk hebt; laat gewoon de receptionist in uw netwerk toe. Als uw e-mailsysteem dat niet toestaat, kunt u een agenda op internet opzetten en iedereen vragen om afspraken te posten die de receptionist op de site moet weten.
