De beste werkwijzen voor een organisatie worden vaak beleid en procedures genoemd. Een beleid is de allesoverheersende, overkoepelende basis voor een beslissing. Een procedure legt uit hoe iets te doen. Een beleid zou bijvoorbeeld zijn om een klant met respect te behandelen. De overeenkomstige procedure is om de klant te begroeten met behulp van hun voor- en achternaam. Voor nieuwe en bestaande werknemers zijn de beleidsregels en procedures vaak online, waardoor het gemakkelijker wordt ze up-to-date en actueel te houden.
Identificeer functierollen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van het beleid en de procedures. Vaak is deze verantwoordelijkheid de taak van een kwaliteitsanalist of een bedrijfsanalist.
Bekijk het huidige beleid of de procedure voor wijzigingen. Als een van beide moet worden gewijzigd, gebruik dan een beknopte taal. Wijzig beleid / procedure titels en belangrijke punten dienovereenkomstig. Zorg ervoor dat zowel het beleid als de procedure feitelijk zijn.
Voer de procedure uit zoals wordt uitgelegd of geef deze aan een andere medewerker om de procedure uit te voeren. Als er ontbrekende stappen of veronderstellingen zijn in de procedure, voegt u die stappen toe, verduidelijkt u eventuele aannames en voert u de procedure opnieuw uit.
Controleer het beleid en de procedures eenmaal per twee maanden. Selecteer procedures die vaak worden gebruikt en niet zo vaak.
Adviseer de getroffen groepen van de beleids- / procedurewijzigingen.
Tips
-
Gebruik waar mogelijk schermafbeeldingen om een stapsgewijze illustratie weer te geven om aan te geven hoe een actie wordt uitgevoerd. Wanneer een beleid / procedure is bijgewerkt, neemt u de revisiedatum op. De wijzigingsdatum houdt iedereen op de hoogte van de wijzigingen en zorgt ervoor dat ze de meest recente versie hebben.
Waarschuwing
Gebruik geen acroniemen of jargon zonder ze volledig uit te leggen. Controleer het beleid en de procedure nogmaals op nauwkeurigheid.
