Voordat de eerste werknemer in dienst wordt genomen, moet een bedrijf zijn beleid en procedures formaliseren; dit is waar voor elk bedrijf. Het beleid en de procedures van een bedrijf vormen iets van een stichting; hoe beter het beleid en de procedures worden geschreven en hoe inclusiever ze zijn, hoe beter het bedrijf zal draaien.
Beleidskenmerken
Het beleid van een bedrijf omvat meer dan alleen het wettelijk verplichte staats- en federale beleid; het beleid van een bedrijf belichaamt het standpunt van het bedrijf over specifieke kwesties, beide gerelateerd aan de interne werking van het bedrijf en meer externe werking. Het beleid zal betrekking hebben op de houding van het bedrijf op vrije dagen, vakantiedagen en feestdagen. Ze geven ook de visie van het bedrijf weer over hoe de klant moet worden behandeld, door middel van klantenservicebeleid en beleid inzake retourzendingen, beschadigde goederen, enz. Het bedrijfsbeleid bepaalt de manier waarop informatie wordt beschermd en administratieve handelingen worden uitgevoerd - niet de eigenlijke procedure, maar de algemene acties die het bedrijf wil ondernemen en waarom.
Procedure Functies
Als aanvulling op het beleid, dat dicteert waarom iets wordt gedaan, leggen de procedures van het bedrijf uit hoe een actie wordt uitgevoerd. Dit is vooral belangrijk voor grote bedrijven. Een prestatienorm en een standaard in de manier waarop taken worden uitgevoerd dragen bij aan de ontwikkeling van een consistentie die zowel winstgevend is, omdat het de leercurve vermindert en de taken stroomlijnt, en bijdraagt aan de medewerkerstevredenheid, doordat prestatienormen duidelijk worden gedefinieerd en procedures zijn consistent.
Voordelen
Het belangrijkste voordeel van het hebben van vastgesteld beleid en procedures is grotere consistentie. Dit type consistentie, zowel intern als extern, helpt het bedrijf efficiënter en consistenter te werken. Consistentie draagt verder bij aan de klantperceptie van de kwaliteit en integriteit van het bedrijf. Dit type consistentie is zo belangrijk dat er wettelijke mandaten bestaan voor grotere bedrijven, zoals Sarbanes-Oxley, om de consistentie voor belanghebbenden te garanderen. Kleinere bedrijven profiteren ook van de consistentie van beleid en procedures. Het hebben van consistente boeken is bijvoorbeeld iets waar een potentiële belegger naar op zoek is. In feite is het niet ongewoon voor een potentiële belegger of leningofficier om om die reden een kopie van het beleid en de procedures van een bedrijf op te vragen, ook wel het bedrijfshandboek of het werknemershandboek genoemd.
Handboek
Het bedrijfshandboek / werknemershandboek is een formele verzameling van het beleid en de procedures van een bedrijf. Afgezien van het feit dat het handboek in veel gevallen de eerste formele correspondentie is die het bedrijf met een werknemer zal hebben, en het kan door beleggers worden aangevraagd, formaliseert het handboek ook de activiteiten van het bedrijf, met een verwijzing naar een nieuwe werknemer kan terecht wanneer niet zeker van een beleid of procedure, evenals een wettelijke basis voor werknemer disciplinaire maatregelen. Veel rechtszaken zijn verhinderd omdat het bedrijf een werknemershandboek had, waarin het beleid en de procedures van het bedrijf duidelijk werden vermeld.
misvattingen
Dat gezegd hebbende, is het werknemershandboek (en dus het geformaliseerde beleid en procedures) niet iets dat moet worden beschouwd als een strafrechtelijk instrument of een wettelijke verplichting. Hoewel het handboek deze doeleinden dient, gebruiken de bedrijven met de beste (lees: meest nuttige) werknemershandboeken het handboek als een kans om een stichting te bouwen die ervoor zorgt dat iedereen op dezelfde pagina staat, of het nu in de eigenlijke procedures is of waarom die procedures worden op die manier gedaan.
