U wilt dat uw werknemers naar eigen goeddunken van vakantietijd profiteren, maar het is uw taak om ervoor te zorgen dat u gedurende het hele jaar werknemers op alle afdelingen hebt, zodat het normale bedrijf kan doorgaan. De enige manier om werknemersvakanties te coördineren is om een hoofdvakantiekalender te maken. U kunt een verscheidenheid aan softwareprogramma's online of op uw computer gebruiken om planningen te vergelijken en de vakantietijd van werknemers goed te beheren. U kunt ook een papieren agenda bijhouden als u die methode de voorkeur geeft.
Items die je nodig hebt
-
Kalender programma
-
Kalendersjabloon
Elektronische agenda
Navigeer naar de gekozen agendasoftware op uw computer of internet. Er zijn verschillende programma's beschikbaar voor het maken van een elektronische agenda inclusief tekstverwerkingsprogramma's, agendasoftware of online programma's.
Selecteer de optie om een nieuwe agenda toe te voegen en voeg een naam toe voor de hoofdvakantiekalender van het bedrijf. Bewaar het op uw harde schijf of op de gewenste locatie op uw netwerk of internet op basis van de softwareselectie. Sluit alle dagen of weken uit dat werknemers geen vakanties kunnen nemen of beheerders van deze optie op de hoogte kunnen stellen.
Maak de profielen voor de door u gekozen software die bepaalt welke rechten en opties mensen hebben. U en uw back-up hebben bijvoorbeeld algemene beheerdersrechten nodig om alle wijzigingen aan te brengen, maar managers hoeven alleen gebeurtenissen toe te voegen met begin- en eindtijden die u later goedkeurt. Voeg gebruikers en hun gebruikersnamen toe aan het programma en voeg het juiste profiel eraan toe. Laat managers hun individuele wachtwoorden maken of een generieke wachtwoorden toevoegen die ze kunnen wijzigen. Om ten slotte de agenda toegankelijk te maken voor alle werknemers, maakt u een profiel en een wachtwoord met alleen weergaveopties die elke medewerker kan gebruiken. Als u veel werknemers heeft, wilt u mogelijk verschillende generieke gebruikers en wachtwoorden maken die weergaveopties hebben.
Maak een elektronische sjabloon die werknemers kunnen gebruiken om vakantietijd aan te vragen bij hun managers. Voeg een plaats toe voor de goedkeuring van hun manager. U kunt deze sjabloon maken vanuit een tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma. Maak deze sjabloon beschikbaar voor alle managers om aan hun werknemers te geven wanneer ze vakanties moeten aanvragen.
Vereis afdelingsmanagers om vakantieaanvragen van werknemers goed te keuren. Laat de manager de vakantieaanvragen in de elektronische agenda typen, maar laat hem een kopie van het goedgekeurde vakantieverzoek doorsturen. Sommige bedrijven vereisen dat managers deze verzoeken doorgeven wanneer ze binnenkomen, terwijl anderen mogelijk wijzigingen in de agenda op een specifieke dag van de week op verzoek van de klant moeten aanvragen. Beoordeel en accepteer de toegevoegde vakanties als dat nodig is.
Druk regelmatig een kopie van de meester-vakantiekalender af en plaats deze in de werknemerslounge, keuken of pauzeruimte.
Blijf op de hoogte van alle vakantieaanvragen om ervoor te zorgen dat werknemers de tijd op de boeken hebben voor vakantie. Druk goedgekeurde vakantieaanvragen af en bewaar een kopie in hun personeelsdossiers. Stuur een elektronische kopie van het vakantieverzoek naar de loonlijst voor hun administratie.
Papieren agenda
Download een gratis kalender van internet of selecteer een kalendersjabloon uit het door u gekozen softwareprogramma. Print een kopie van deze kalender. Je kunt ook lege kalendersjablonen krijgen van winkels in kantoorartikelen als dat nodig is. Plaats de kalender op een centrale locatie, zoals de kantoorkeuken, de pauzeruimte of in de postkamer.
Blokkeer alle weken waar werknemers geen vakantie kunnen nemen. U kunt deze gebieden grijs maken of een grote X op de dagen dat werknemers niet mogen opstijgen.
Vereist dat medewerkers hun verlofaanvragen noteren en deze ter goedkeuring doorsturen naar hun manager. Zodra de manager het goedkeurt, wordt het verzoek naar u doorgestuurd. Controleer vervolgens de kalender om ervoor te zorgen dat alle gebieden van uw bedrijf het vereiste aantal werknemers hebben voordat u de time-off aanvraag goedkeurt.
Voeg zo nodig de goedgekeurde vakanties toe aan de bedrijfskalender. Forward approved holiday requests to payroll en bewaar een kopie voor het personeelsdossier van de werknemer.
Tips
-
Voordat u een bedrijfseventsagenda opstelt, bekijkt u het bedrijfsbeleid en het proceduregedeelte voor vakanties. Als u er geen hebt, moet u het beleid en de procedures voor het aanvragen van vakanties opstellen volgens de procedures die zijn gekozen voor elektronische of papieren kalenders.
Zorg ervoor dat het beleid informatie bevat die aangeeft dat aanvragen worden onderworpen aan goedkeuring van de manager en beschikbare vakantietijd. Om eventuele problemen met het beleid te verhelderen, wilt u mogelijk een taal toevoegen die het principe 'wie het eerst komt, het eerst maalt' op billijkheid afbakent, maar aangeven wanneer meerdere werknemers dezelfde vrije dagen voor dezelfde periode aanvragen, vakanties worden toegekend door anciënniteit.
Voeg het time-off aanvraagformulier toe aan het gedeelte procedures van de medewerkershandleiding. Stuur bijgewerkte exemplaren door voor opname in de handleiding indien nodig.
Waarschuwing
Controleer uw beleid en procedures om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan nationale en federale wetten. Hoewel bedrijven geen werknemersvakanties hoeven te geven, moeten ze wel voldoen aan federale en staatswetten in de administratie van het programma.
Neem een schema voor vakantiegroei op in het beleid, zodat werknemers begrijpen hoeveel vakantie ze recht hebben op hun jarenlange dienst.
