Zakelijke rapporten kunnen alles bespreken, van de financiële draagkracht van een bedrijf tot marketingstrategieën en verkoopbenaderingen. Kwartaalverslagen kunnen relatief klein zijn, omdat ze alleen informatie bevatten die betrekking heeft op een periode van drie maanden. Voordat u het driemaandelijkse bedrijfsrapport maakt en schrijft, definieert u het doel ervan en bepaalt u welke informatie moet worden opgenomen. Hoewel het specifiek betrekking heeft op financiële inkomsten, kan het ook een klein rapport zijn dat de activiteiten in verschillende afdelingen van het bedrijf benadrukt.
Stel een inleiding op het bedrijfsverslag op kwartaalbasis samen. Bepaal het doel van het rapport en zorg ervoor dat u de periode vermeldt die in het rapport wordt vermeld. Schrijf bijvoorbeeld dat het rapport zich richt op de financiële status van het bedrijf tussen april en juli 2007.
Maak kopjes en subkoppen voor het rapport. Als het rapport zich richt op de activiteiten van elke afdeling in het bedrijf, gebruikt u elke afdeling als een kop. Gebruik de subkoppen om de activiteiten van elke afdeling te identificeren. Als u een driemaandelijks financieel verslag schrijft, gebruikt u de kopjes om de belangrijkste secties te identificeren, zoals activa, passiva en kosten.
Identificeer de methode die wordt gebruikt om de gegevens voor het rapport te verkrijgen. Dit is afhankelijk van het doel van het rapport. Voor een financieel rapport, haalt u uw gegevens rechtstreeks op bij de boekhoudafdeling. Als het rapport over elke afdeling gaat, spreek dan met een manager in elke afdeling om de juiste gegevens te krijgen.
Schrijf de hoofdtekst van het rapport op met behulp van de kopjes en subkoppen als uw leidraad. Wees duidelijk en eenvoudig in uw taal. Gebruik grafieken en tabellen als u bepaalde gegevens wilt illustreren, want cijfers kunnen vreselijk zijn om te lezen als er veel van zijn. Identificeer eventuele problemen of problemen die zijn opgedaan met de gegevens, zodat de lezer op de hoogte is van de problemen die het rapport illustreert.
Herinner de lezer eraan dat de informatie en gegevens in het kleine rapport alleen betrekking hebben op de drie maanden die in de inleiding worden genoemd. Gebruik de conclusie om oplossingen of ideeën te bieden voor de problemen die in het rapport worden besproken.
Markeer de belangrijkste punten in het rapport onder een kop 'Samenvatting'. Schrijf dit als laatste om ervoor te zorgen dat u elk belangrijk probleem in de samenvatting opneemt. Plaats het tussen de titelpagina en de introductie. Sommige lezers kunnen de samenvatting alleen lezen om een idee te krijgen van de inhoud in plaats van het hele rapport te lezen.
