In het bedrijfsleven kan een klacht van klanten van invloed zijn op de reputatie van het bedrijf en moet deze op de juiste manier worden afgehandeld. Als u meerdere klanten hebt die een slechte ervaring hebben en het bedrijf ervoor kiest om het te negeren of niets te doen, verliest u niet alleen die business, maar ook het bedrijf van iedereen die zij kennen. Als een persoon per e-mail of per e-mail een klacht heeft verzonden en zij een antwoord op een standaardbrief ontvangt, kan dit de onvrede vergroten; de klant wil worden gehoord. De klacht van een klant afzonderlijk behandelen. Er is een proces dat kan worden gebruikt om ervoor te zorgen dat klachten van klanten effectief worden afgehandeld. Dit creëert een relatie waarbij de klant zich gewaardeerd voelt en in de toekomst terugkeert.
Excuses aan de klant en specifiek verwijzen naar de klacht. Verontschuldiging toont aan dat je de klacht erkent en oprecht spijt hebt van het probleem. Dit zou in uw eigen woorden en met mededogen moeten gebeuren. Als u een gedetailleerd antwoord op de klacht van de klant geeft, toont dit ook dat u het probleem in overweging hebt genomen en de klacht niet als triviaal hebt afgewezen.
Bevestig de klacht zodra deze is ontvangen, of een klacht nu in persoon of per post en per e-mail wordt gedaan. Als het in persoon is, luister dan naar de klacht van de persoon zonder onderbreking. Als dit per e-mail of e-mail is, stuur dan een antwoord per brief of e-mail met de persoon die de klacht heeft ontvangen en neem binnenkort contact met u op.
Leg de klant uit wat je doet om het goed te doen. Verzin geen excuses voor een fout die uw bedrijf heeft gemaakt. Klanten geven er niet om hoe het is gebeurd. Klanten geven alleen om wat u gaat doen om het te repareren. Als je laat zien dat je bereid bent om een probleem op te lossen, heb je een grotere kans om ze tevreden te stellen en zaken met hen te blijven doen.
Vertel hen dat toekomstige zaken heel belangrijk voor je zijn. Geef de klant altijd een manier om u telefonisch of met uw e-mailadres te bereiken. Vraag naar hun feedback over de manier waarop ze de klacht hebben afgehandeld en voeg een cadeaubon toe met de vraag om nog een kans om zaken met hen te doen. Volg uw e-mail of brief op. Vraag de klant of ze terug in de winkel zijn geweest en wat de ervaring was.
Schrijf de klacht op. Vermeld wanneer u de klacht ontving, hoe de klacht werd afgehandeld en welk vervolgcontact u ook had met de klant. Geef aan wat er kan worden gedaan om deze klacht in de toekomst te voorkomen. Hoe meer informatie u kunt opnemen, hoe beter u in staat zult zijn om de klacht te beheren als dit opnieuw gebeurt.
