Bedrijfsrapporten worden vaak in een duurzame plastic binding geplaatst of gebonden met een spiraal- of kambinding om ervoor te zorgen dat ze meerdere lezers kunnen bevatten. Het rapportformaat dat ondernemers gebruiken voor gebonden rapporten, wordt 'manuscriptindeling' genoemd. Een rapport in manuscriptformaat bevat verschillende secties: een titelpagina, een verzendbrief, een inhoudsopgave, een samenvatting, een inleiding, een achtergrond van het probleem of de situatie, een discussie, een oplossing, een conclusie, geciteerde werken en bijlagen.
Begin het rapport door een titelpagina te maken. De titelpagina kan op verschillende manieren worden geformatteerd, maar deze moet de titel van het rapport, de naam van de auteur, de naam van de ontvanger en de datum bevatten.
Maak de verzendbrief. Hoewel het rapport meerdere ontvangers kan hebben, is de verzendbrief gericht aan het hoofd van de commissie of de persoon met de hoogste rang. De overdrachtsbrief introduceert de opdracht en behandelt de belangrijkste punten. Dit fungeert als een samenvatting vooraf voor de ontvanger van het rapport.
Schrijf de kern van het rapport op, te beginnen met de introductie. De inleiding beschrijft het doel van het rapport, het probleem dat u bespreekt en de omvang van het probleem. Als het onderwerp van het rapport bijvoorbeeld het gebrek aan parkeergelegenheid op uw werkplek is, beschrijft u het parkeerprobleem, de reden waarom uw bedrijf het probleem moet oplossen en welke parkeerterreinen u bespreekt.
Maak een sectie met de naam background and purpose die relevante achtergrondinformatie bespreekt. De ontvanger van het rapport is misschien al op de hoogte van deze informatie, maar als u het opneemt, krijgt de rest van de commissie een grondig overzicht en wordt uw kennis van het onderwerp aangetoond. Voor het parkeervoorbeeld kunt u het feit bespreken dat de loten toereikend waren toen u begon, maar sinds de bedrijfsfusie in 2004 hebben de nieuwe medewerkers problemen gehad met het vinden van een parkeerplaats.
Schrijf een gedeelte waarin de verschillende oplossingen voor het probleem worden besproken. Het management wil op de hoogte worden gesteld van alle mogelijke oplossingen, of van alle mogelijke oorzaken in het geval van een analytisch rapport, van het probleem. Behandel elke oplossing of oorzaak in detail en bewijs voor elk.
Beschrijf de beste oplossing of de meest waarschijnlijke oorzaak. Als u voor een oplossing pleit, geef dan een budget en een tijdlijn voor de oplossing, zodat het management een duidelijk beeld heeft van al het geld en werk dat is gemoeid met de implementatie van de oplossing. Als u een meest waarschijnlijke oorzaak beschrijft, leg dan uit wat de oorzaak kan zijn.
Schrijf een conclusie die het rapport samenvat en herhaalt de noodzaak om uw beste oplossing te implementeren of de meest waarschijnlijke oorzaak aan te pakken. Geef actiegegevens, zoals relevante datums voor vergaderingen om te stemmen over de oplossing of andere vergaderinformatie.
Maak een werk geciteerde sectie waarin al uw bronnen worden vermeld. Hierdoor kan het management meer lezen over het probleem of uw feiten verifiëren.
Plaats eventuele bijlagen, zoals een kopie van een enquête of een gedetailleerd schema, aan het einde van het rapport.
Maak de samenvatting als de hoofdtekst van het rapport is geschreven. Plaats de samenvatting direct achter de inhoudsopgave in het rapport. De samenvatting moet ongeveer 1/10 van de lengte van de hoofdtekst van het rapport zijn en een volledig overzicht van het volledige rapport zijn. Het doel van de samenvatting is om een volledig overzicht te geven van het volledige rapport voor de commissie.
Schrijf de inhoudsopgave als laatste, maar plaats deze achter de verzendbrief. Als u klaar bent met de hoofdtekst van het rapport, typt u alle belangrijke koppen en subkoppen in en plaatst u ze in de inhoudsopgave, samen met hun paginanummer.
Bind het rapport. Als uw rapport slechts een of twee keer wordt gelezen, ziet een doorzichtige plastic hoes met een opsteekmap er professioneel uit en is hij duurzaam genoeg voor een paar keer gebruik. Als uw rapport duurzamer moet zijn, breng het dan naar een copyshop en vraag om het te laten binden. De copyshop kan een hoogwaardige plastic hoes op het rapport plaatsen en er een binding aan toevoegen. Een kambinder is een geschikte, goedkope optie, maar een spiraalbinding is de meest duurzame en aantrekkelijke keuze voor slechts een paar dollar meer.
