Wanneer u een trainingshandleiding, bedrijfsproces of handboek moet bijwerken, is het perfecte voertuig een trainingsmemo. Met het memo-formaat kunt u uw ontvangers targeten en tijdige follow-upinformatie opnemen. Dit is vooral handig in situaties waarin nieuwe juridische overwegingen of vereiste stappen aan een bestaand proces zijn toegevoegd. Door een paar eenvoudige stappen te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw memo uw ideeën duidelijk en bondig communiceert en tegelijkertijd valkuilen vermijdt.
Identificeer je publiek. Hiermee kunt u de meest relevante informatie voor uw memo opnemen. Als u bijvoorbeeld schrijft om uit te leggen hoe u het nieuwe kopieerapparaat op de derde verdieping kunt gebruiken, stuur de memo dan niet naar elke medewerker in het gebouw. Of als een nieuwe wet van invloed is op de manier waarop beëdigde verklaringen in een advocatenkantoor worden afgelegd, hoeft u het onderhoudsteam niet bij te voegen.
Introduceer uw onderwerp. De eerste paar regels moeten uw lezers laten weten waarom deze notitie belangrijk voor hen is. Laat hen weten wat het oude proces was, of voor welk huidig proces deze update geldt, evenals de reden voor de update.
Geef een overzicht van de nieuwe stappen of vereisten. Gebruik slechts één niveau van titels en houd uw toelichtingen bondig en gericht. Neem de bijgewerkte informatie op evenals eventuele eerdere stappen of processen die niet langer moeten worden opgevolgd of uitgevoerd.
Voeg een tijdlijn toe. Laat uw publiek duidelijk weten wanneer het nieuwe beleid van kracht wordt. Als het om een onmiddellijke wijziging gaat, geef dan duidelijk aan of er sprake is van een respijtperiode of een overgangsproces voor de voorafgaande procedure. Als er bijvoorbeeld een nieuw formulier is voor het aanvragen van een verlof, laat u medewerkers weten wat er gebeurt met aanvragen die al worden verwerkt.
Sluit af met vervolgstappen. Laat aan het einde van je memo weten wat ze moeten doen als ze vragen hebben die niet in je document zijn beantwoord. Dit kan een link naar aanvullende documentatie bevatten of een contactnummer dat ze kunnen bellen. Als uw trainingsmemo deel uitmaakt van een reeks updates, geeft u aan wanneer de volgende update gereed zal zijn.
Tips
-
Beperk uw memo tot één hoofdonderwerp. Gebruik de tweede persoon (jij) om rechtstreeks met je publiek te praten.
