De term 'interne memo' is een afkorting voor 'interne notitie'. Interne memo's worden gebruikt om informatie te verspreiden en om massale verzoeken van mensen in een bedrijf, afdeling of team te doen. Interne memo's vestigen de aandacht op problemen en ze lossen problemen op tussen talloze andere nuttige functies in een organisatie.
Tips
-
Houd bij het schrijven van een interne memo het eenvoudig en kom meteen ter zake.
Waarom zou u een interne memo moeten schrijven?
Een interne memo is een effectieve manier om veel mensen in een organisatie snel en efficiënt te bereiken. Met een memo kun je eenvoudig het volgende doen:
- Verduidelijk of analyseer een onderwerp.
- Maak aanbevelingen.
- Herinneringen instellen.
- Instructies geven.
- Zend materialen uit.
- Maak aankondigingen.
- Probleemmeldingen.
- Vraag om bijdragen.
- Goedkeuringen aanvragen.
De sleutel tot een effectieve interne memo is het simpel houden. Uw bericht moet beknopt zijn en wordt geleverd in een ongecompliceerd formaat waardoor de boodschap duidelijk overkomt. Een intern memorandum kan de resultaten van een bedrijfsbrede enquête naar de cafetaria-lunches en het nieuwe, verbeterde menu sturen.
Hoe formatteer je een interne memo?
U kunt snel uw memosjabloon in Word maken of online een online-memorandummonster zoeken. De kop van een interne notitie heeft vier hoofdcomponenten. De eerste is de ontvanger of ontvangers van de memo, voorafgegaan door 'TO'. De tweede is de bron van de memo, voorafgegaan door 'FROM'. De derde is de datum, voorafgegaan door 'DATE' en de vierde component is het onderwerp van de memo, voorafgegaan door 'ONDERWERP'.
Gebruik de juiste titels en namen van de ontvangers. Als Tom Maxwell bijvoorbeeld de voorzitter is, moet hij worden vermeld als 'Tom Maxwell, voorzitter'. Als er te veel namen zijn, kunt u kortheidshalve 'Alle personeelsleden' of 'afdelingshoofden' gebruiken. Je moet jezelf ook identificeren als de bron van de memo. Uw naam en titel volgen de kop 'FROM'. U hoeft zich aan het einde van de memo niet uit te schrijven, maar kunt uw initialen naast uw naam toevoegen als een vorm van authenticatie.
Het onderwerp van de memo moet de inhoud beschrijven. In plaats van algemene termen zoals 'Beleid' te gebruiken, moet u een korte zin schrijven, zoals 'Nieuw beleid van kracht op 1 juni 2018.'
Hoe schrijf je de boodschap van een interne memo?
Een memosjabloon in Word kan u opmaakadvies geven, maar u krijgt geen advies over de inhoud. In de regel altijd beknopt zijn. Uw interne memo moet een introductie in één alinea bevatten waarin het doel van de memo wordt geschetst. Dan zou je moeten beschrijven wat de aanleiding was voor de memo. Richt u alleen op wat de ontvangers moeten weten en welke acties zij moeten ondernemen als reactie op de notitie. Nog steeds niet zeker wat te schrijven? Volg dit interne memorandumvoorbeeld hieronder:
Datum: 1 december 2018
Van: Maria Ruben
Aan het personeel
Re: Nieuwe uren met ingang van 1 januari 2019
Het doel van deze notitie is om personeel te waarschuwen dat de openingstijden van de bedrijfsfitnessruimte veranderen. Na verzoeken van een groot aantal werknemers hebben we besloten om uren buiten de normale kantooruren door te brengen voor diegenen die mogelijk overwerken aan het nieuwe ontwikkelingsproject. De sportschool is nu geopend van 06.00 tot 23.00 uur. Laat het me weten als je nog vragen of opmerkingen hebt.
Maria Ruben
Senior HR-directeur
Zorg er altijd voor dat u uw memo met een beleefde opmerking afsluit en help indien nodig. Beëindig uw interne memo met een korte samenvatting, herhaal de essentiële punten en sluit af met een oproep tot actie.
Of de memo nu goed of slecht nieuws levert, het is altijd het beste om beleefd, nauwkeurig, to the point te zijn en hulp te bieden aan de hardwerkende werknemers die het misschien nodig hebben. Als je worstelt met formatteren of formuleren, probeer dan een aantal online memosjablonen voor Word te bekijken en ga vandaar verder.
