Scholen, schrijvers en regeringen doen het en je hebt waarschijnlijk ook deelgenomen aan een conferentie. Letterlijk is een conferentie een formele vergadering, maar in de praktijk worden conferenties gepland, bekendgemaakt en gehouden op specifieke plaatsen die het best geschikt zijn voor het onderwerp en het publiek. Iedereen die meer dan drie zinnen voor een groep heeft uitgesproken, kan effectief een conferentie openen.
Items die je nodig hebt
-
Schriftelijke agenda
-
PowerPoint-software
-
Projector
-
Kleine prijzen
-
Mobiele telefoon
-
Handouts voor enquêtes
Geef een schriftelijke agenda door. Dit maakt het gemakkelijk voor uw conferentiegangers om mee te gaan en de vergadering op schema te houden. Als u een telefonische vergadering opent, stuurt u vooraf een e-mail met de agenda van de vergadering naar alle aanwezigen. Gebruik een headset om lichamelijke belasting te minimaliseren en de geluidskwaliteit te verbeteren.
Glimlach voordat je de groep toespreekt. Glimlachen verhoogt je zelfvertrouwen, maakt je betrouwbaarder en verhoogt je aantrekkelijkheid. Het zal je ook helpen te ontspannen.
Welkom aanwezigen en bedank hen voor hun tijd. Zelfs als de conferentie verplicht is, willen mensen zich gewaardeerd voelen omdat ze hun tijd hebben besteed.
Bekijk de agenda van de conferentie met behulp van uw PowerPoint-presentatie.
Nodig mensen uit om vragen te stellen en opmerkingen te maken via hun mobiele telefoon. Dit zal zelfs verlegen deelnemers aanmoedigen om deel te nemen, en het gesprek dat wordt gedomineerd door één persoon te minimaliseren. Ga eenvoudig naar een dia op uw PowerPoint-presentatie die een mobiele telefoonnummer heeft waarop deelnemers commentaar en vragen kunnen sms'en. Deze berichten kunnen door u of een andere aangewezen persoon van de ontvangende telefoon worden gelezen, of ze kunnen in uw PowerPoint-dia's worden getypt terwijl een van de sprekers het publiek aanspreekt.
Vertel iedereen dat je prijzen zult uitdelen. Het kan snoep, bioscoopkaartjes of zelfs sinaasappels zijn. Mensen houden van 'gratis' en ze zullen van je houden omdat je ze iets geeft voor 'niets'. Prijzen kunnen worden gegeven voor deelname of om een andere reden.
Vraag deelnemers aan de conferentie om een vragenlijst in te vullen. Enquêtes geven u waardevolle feedback over uw prestaties en de conferentie zelf. Het aanbieden van prijzen kan u helpen meer enquêtes terug te krijgen.
Tips
-
Maak een overzicht van wat u van plan bent te doen en te zeggen enkele dagen voor elke conferentie en oefen. Onthouden is niet nodig en het is OK om indexkaarten als aanwijzingen te gebruiken. Maar lees niet eenvoudigweg van de indexkaarten, want daardoor zie je er slecht voorbereid en onprofessioneel uit.
