Het is eenvoudig om jezelf face-to-face te introduceren, want er is een gevestigde conventie die je moet volgen. Steevast zult u de hand schudden met uw nieuwe kennis en haar uw naam vertellen. Reiken via e-mail is moeilijker. Wat is de juiste begroeting? Hoe formeel moet je zijn? Zoals bij elke zakelijke communicatie, zijn er bepaalde regels die u moet volgen om uw bericht professioneel te houden.
Maak een overtuigende onderwerpregel
Omdat uw bericht mogelijk met 500 anderen in de inbox van de ontvanger concurreert, moet u een onderwerpregel maken waarmee de ontvanger wordt aangemoedigd om uw e-mail te openen. Vermeld hier dat iemand je heeft doorverwezen - 'Jennifer Williams stelde voor dat ik contact met je opneem' - aangezien bekendheid je prospect kan stimuleren door te klikken. Of, u zou het doel van uw e-mail kunnen vermelden. "Informeren over uw cateringservices" zou de ontvanger moeten lokken om te klikken. Houd de onderwerpregel onder de 30 tekens zodat deze leesbaar is op een smartphone.
Gebruik een formele begroeting
E-mail wordt erkend als een minder formele manier van communiceren dan zakelijke brieven, en u kunt in de verleiding komen om uw ontvanger op informele wijze te benaderen, bijvoorbeeld 'Hallo David.' Dit is prima als u de persoon kent of hij in een informele branche werkt, maar het is niet gepast als je iemand e-mailt in een conservatieve sector zoals financiën of de overheid. Als u twijfelt, "Geachte heer Matterson," of gewoon "Mr. Matterson "zal prima werken.
Stel jezelf voor
Geef je naam, functie en andere details die relevant zijn voor de ontvanger. Dit is jouw kans om een menselijke band te leggen met de ontvanger, bijvoorbeeld door een school, werkplek of sector te noemen die je gemeen hebt. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Mijn naam is Sonia Jindal. Ik ben een collega-UCLA-aluin die werkt in grafisch ontwerp. "Het noemen van een wederzijdse kennis is een pre omdat de ontvanger ontvankelijker is als je bent verwezen door iemand die ze kent en vertrouwt.
Leg uit wat je wilt
Leg uit waarom je schrijft. Houd uw boodschap duidelijk en beknopt om misverstanden te voorkomen. "Ik werk voor ABC Company en ik wil je graag vertellen over een evenement dat we lanceren" is beter dan "Spannend nieuws over ons nieuwe evenement!" Neem een duidelijke oproep tot actie door de ontvanger te vertellen wat je zou willen gebeuren volgende. Als u bijvoorbeeld een vervolgoproep wilt plannen, schrijft u mogelijk 'Ik wil een gesprek plannen om de kwestie verder te bespreken, want er is veel potentieel voor ons om samen te werken. Zou maandagmiddag voor je werken?"
Eindig met dankbaarheid
Bedank de ontvanger voor haar tijd en aandacht. E-mails die eindigen in dankbaarheid ontvangen een stijging van 36 procent op de gemiddelde responscijfers. Goede opties zijn onder meer "dank u bij voorbaat," "hartelijk dank voor uw tijd" of gewoon "dank u." Meld u af met uw naam en contactgegevens.
Vergeet niet te bewerken
Zorg ervoor dat u uw e-mailadres controleert voordat u deze verzendt. Je hebt maar één kans om een eerste indruk te maken en spelfouten kunnen ervoor zorgen dat je er onprofessioneel uitziet. Zorg ervoor dat uw grammatica ook perfect is en dat u volledige zinnen en formeel schrijven gebruikt in plaats van afkortingen en uitdrukkingen te gebruiken die u misschien met vrienden gebruikt, maar niet met een baas.
Het kan helpen om de brief uit te printen en hardop voor te lezen en als je iemand in de buurt hebt, vraag dan een vriend of familielid om te lezen wat je ook hebt geschreven.
