Interne communicatie is een proces waarbij informatie wordt verspreid onder belanghebbenden wier welzijn afhankelijk is van het succes van het bedrijf. Deze belanghebbenden omvatten niet alleen werknemers, maar ook verkopers, investeerders, onafhankelijke contractanten en zakelijke partnerschappen. Interne communicatie gaat vooral over het delen van feiten met een persoon of groep die direct betrokken is bij het vertegenwoordigen van de organisatie.
Werknemer versus interne communicatie
Interne communicatie wordt vaak door elkaar gebruikt met werknemersrelaties of organisatiecommunicatie. De communicatie tussen werknemers en organisaties is echter meestal gericht op het overbrengen van voordelen en waarden. Medewerkerscommunicatie - traditioneel geregisseerd door de personeelsafdeling of managers - is specifiek afgestemd op afdelingsmedewerkers. Organisatiecommunicatie richt zich op het ontwikkelen van efficiënte systemen, het creëren van een positieve werkcultuur en het aanmoedigen van collectieve participatie. Theorieën van interne communicatie zijn gericht op het beheren van wie informatie ontvangt, wat wordt gedeeld, hoe die informatie wordt geleverd aan de juiste mensen, wanneer ze die ontvangen en waarom de communicatie nodig is om betere beslissingen te nemen.
Functie interne communicatie
Interne communicatie is een nieuwsgerichte functie gericht op het verkrijgen van relevante, tijdige en juiste informatie aan de juiste belanghebbenden. De interne communicatiebeoefenaar richt zich op voorlichting, bewustwording en het delen van kennis over bedrijfsgegevens. Gewenste resultaten zijn onder meer bemoedigende feedback, versterking van een constructieve dialoog en versterking van de rol van de stakeholder in activiteiten, problemen en prestaties. De interne communicatiemanager integreert informatie via een verscheidenheid aan media - nieuwsbrieven, video, conference calls, e-mail en persoonlijke interacties, om er maar een paar te noemen. Ze kan nauw samenwerken met medewerkers van werknemers en organisaties, of zelfs de voordelen van deze rollen opnemen.
Formele communicatietheorieën
Formele theorieën van interne communicatie omvatten een onderzoek van top-down, down-up en horizontale communicatiepatronen. In top-down communicatie delen managers informatie met ondergeschikten via formele conferenties, trainingssessies of geschreven documenten. Down-up of opwaartse interne communicatie omvat het verzamelen van feedback of suggesties van werknemers of andere belanghebbenden. Bedrijven en managers die down-upcommunicatie aanmoedigen hebben een voordeel door waardevolle raad te krijgen - zoals waarom een productiemethode verouderd is, vervelend voor de werknemer en het bedrijf miljoenen kost - die hen kunnen helpen betere beslissingen te nemen. Horizontale communicatietheorieën suggereren dat organisatie-eenheden kunnen worden geïntegreerd en beter toegerust om de middelen tussen afdelingen te maximaliseren. Horizontale communicatie stimuleert een open informatiestroom binnen werknemers op hetzelfde niveau.
Informele communicatietheorieën
Informele netwerken of een 'wijnstok'-kanaal kunnen de interne communicatie regelen. Theorieën van interne communicatie suggereren dat vervorming en invloed vaker worden aangetroffen in informele kanalen dan formele kanalen. Informele netwerken volgen geen regels van hiërarchie met betrekking tot invloed; een manager kan bijvoorbeeld feedback van een receptioniste vertrouwen voordat hij een andere manager om een bepaalde situatie vraagt. Bepaalde mensen, ongeacht hun titel, kunnen ook invloed uitoefenen op anderen bij het vormen van meningen en het delen van informatie. Hoewel deze informatie vervormd of onnauwkeurig kan zijn, kan informele communicatie peer-to-peer contact bevorderen, wat tijd en geld kan besparen.
Invloed van interne communicatie
De belangrijkste prioriteiten van interne communicatie zijn om de deelname van bedrijven positief te beïnvloeden en zich in te zetten om betere beslissingen te nemen. Motivatie voor interne communicatie omvat een wederzijds, financieel voordeel voor het bedrijf en de belanghebbende. Het beheren van de output van informatie aan specifieke groepen die afhankelijk zijn van het succes van het bedrijf is een belangrijke factor in de interne communicatietheorie. Een civieltechnisch bedrijf dat is ingehuurd om een project te bouwen, bestaat bijvoorbeeld uit onafhankelijke contractanten en niet uit direct-hire medewerkers van het bedrijf dat het project heeft besteld, maar hun primaire betrokkenheid is om te helpen het bedrijf te bouwen en vooruit te helpen. Het ingenieursbureau dat dat doel wil bereiken en zal worden ingehuurd voor toekomstige projecten, zal samen met het bedrijf een indrukwekkend, esthetisch gebouw ontwerpen dat aansluit op de missie van het bedrijf. Het begrijpen van interne communicatietheorieën kan managers helpen betere beslissingen te nemen en een vrije stroom van productieve communicatie aan te moedigen.
