Incidentrapporten zijn rapporten die, meestal voor verzekeringsdoeleinden, een ongewone gebeurtenis binnen een bedrijf documenteren. Het ongewone voorval kan alles zijn waarvan niet wordt verwacht dat het gedurende een werkdag zal gebeuren. Het is belangrijk dat incidentrapporten zo snel mogelijk na het incident worden geschreven en zoveel mogelijk informatie bevatten om ze bruikbaar te maken. Het schrijven van het rapport is relatief eenvoudig, maar heeft wel enige zorg en aandacht nodig.
Schrijf een samenvatting van het incident om u eraan te herinneren in welke volgorde dingen zijn gebeurd. Noteer belangrijke details, zoals de geschatte tijd waarop het incident is begonnen en beëindigd en de eventuele gevolgen van het incident.
Geef aan wat er in chronologische volgorde gebeurde. Begin met voor het incident, indien relevant, en ga in op zoveel mogelijk details bij het uitleggen wat er is gebeurd en hoe. Zorg ervoor dat het hele incident op volgorde wordt geschreven, anders kan het verwarrend worden.
Noteer andere details die betrekking hebben op het incident. Heb je het incident gezien, of werd het aan je gerapporteerd? Zo ja, door wie? Wat heb je gedaan toen je erachter kwam? Deze informatie kan in de toekomst relevant zijn.
Maak een lijst van de mensen die direct betrokken waren bij het incident en de mensen die er getuige van waren. Voeg contactgegevens toe voor deze mensen of hun afdelingen en noteer of er externe services zijn bijgewoond, zoals de politie.
Lees het rapport door en controleer op inconsistenties of ontbrekende stukjes informatie. Zorg ervoor dat uw taal eenvoudig en begrijpelijk is en dat u geen slangtaal of kennistaal hebt gebruikt.
Dien een bestand in of verzend het rapport zo snel mogelijk.
Tips
-
Zorg ervoor dat er geen vertrouwelijke gegevens bekend worden gemaakt.
