Als u in de business-to-businessruimte werkt, is de kans groot dat u op enig moment een zakelijk voorstel of een voorstel-brief moet opstellen. Dit is een document dat wordt gebruikt om de producten of services van uw organisatie aan een prospect aan te bieden op basis van gedefinieerde parameters zoals scope, kosten, tijdlijn en budget.
Wat is een projectvoorstel? Dit document staat ook bekend als een zakelijk voorstel of een voorstelbrief. Het heeft meestal een specifiek formaat met bepaalde vereisten die variëren op basis van uw branche. Het belangrijkste doel van een voorstelbrief is echter altijd om aan de prospect te bewijzen hoe uw bedrijf kan helpen de problemen op te lossen waarmee zij worden geconfronteerd.
Wat is een voorstelbrief?
Voorstelbrieven kunnen worden aangevraagd door een bedrijf of ongevraagd zijn. Het verzoek kan zo eenvoudig zijn als een prospect die om een voorstel vraagt na een verkoopgesprek of een formeel proces is dat een RFP wordt genoemd, of een verzoek om een voorstel. Bij dit proces zijn meestal meerdere organisaties betrokken die concurrerende voorstellen indienen om de business van de prospect te winnen. Op basis van de industrie en het type RFP moet het voorstel betrekking hebben op specifieke vereisten die door de prospect zijn uiteengezet.
Bij ongevraagde voorstellen of informele verzoeken zijn er geen formele richtlijnen die u moet volgen. Het is echter belangrijk om een document te maken dat de vragen van uw prospect op een duidelijke en beknopte manier beantwoordt. Hoewel er in deze gevallen geen formele vereisten zijn, is het nog steeds van essentieel belang om een logische structuur te volgen en de kritieke aspecten van uw bedrijf te behandelen en hoe het de problemen oplost waarmee het prospect te maken heeft.
Een zakelijk voorstel of een voorstelbrief moet de volgende criteria bevatten, ongeacht de branche en het proces:
- Voorblad
- Titelpagina
- Inhoudsopgave
- Managementsamenvatting
- Een overzicht van het probleem waarmee het prospect wordt geconfronteerd
- De doelen of doelstellingen van het voorstel
- Wat uw organisatie geschikt maakt om het probleem aan te pakken
- Scope, inclusief de prijs en de tijdlijn
- Een oproep tot actie
- Contactgegevens
Voer onderzoek uit voordat u uw voorstel start
Voordat u begint met typen, is het belangrijk om alle relevante informatie op één plaats te verzamelen. Probeer erachter te komen wie het voorstel leest en of hij de beslisser is. Pas uw voorstel aan uw publiek aan en zorg ervoor dat u alle informatie opgeeft waarnaar zij op zoek zijn.
Ontdek wat voor pijnpunten de prospect ziet. Stel vast hoe uw organisatie het best geschikt is om hun problemen op te lossen in vergelijking met uw concurrenten. Geef elementen weer die u onderscheiden van vergelijkbare bedrijven waarmee de prospect mogelijk te maken heeft.
Stel vast of de prospect een budget of tijdlijn voor ogen heeft en zorg ervoor dat uw interne resources zijn afgestemd om aan deze vereisten te voldoen. Zodra u heeft geselecteerd welk van uw aanbiedingen het meest van nut zal zijn voor uw prospect, moet u uw interne kosten berekenen voordat u een prijs opgeeft.
Geef de scope van het project
Het uittekenen van de reikwijdte van het project is een belangrijk onderdeel van het format voor het schrijven van voorstellen. Als u deze belangrijke informatie hebt genoteerd, krijgt u een voorsprong bij het schrijven van uw voorstel. Neem de tijd om de belangrijkste details van de scope op te stellen. Het eerste element is om erachter te komen wie het werk binnen uw organisatie zal doen, wie het proces zal beheren en wie het belangrijkste aanspreekpunt voor uw klant zal zijn.
Vervolgens moet u vaststellen wat er precies moet gebeuren om de klant te helpen bij het beheren van zijn pijnpunten. Geef een overzicht van de stappen die uw organisatie zal nemen en het proces dat u zult gebruiken om de problemen van de prospect op te lossen. U moet ook een lijst maken van de statistieken die uw organisatie zal gebruiken om het succes van de uitkomst te meten.
Maak tot slot een gedetailleerd overzicht van de planning, met mijlpalen die uw bedrijf zal bereiken om het project te voltooien tegen de door u voorgestelde datum. Wees genereus in het schatten van uw tijdlijn, rekening houdend met onvoorspelbare problemen die zich kunnen voordoen. Dit is om uw prospect een realistisch beeld te geven van wat u hem kunt bieden.
Begin met de inleiding en de samenvatting
De introductie van uw voorstelbrief moet informatie bevatten over uw bedrijf en merk, met enige achtergrondinformatie over wie u bent en wat u doet. Als u vaak aanbiedingsbrieven schrijft, wilt u misschien standaardtekst over uw bedrijf ontwikkelen die u elke keer opnieuw kunt gebruiken.
De samenvatting moet de relevante punten van uw voorstel bevatten. Hoewel u niet elk aspect van het document moet samenvatten, moet u wel informatie opnemen over waarom uw bedrijf geschikt is voor de taak en hoe u de pijnpunten van de prospect kunt helpen beheren.
Ontwikkel de instantie van het voorstel
De hoofdtekst van het voorstel moet de details bevatten van het probleem waarmee uw prospect wordt geconfronteerd. Om te laten zien dat u hun problemen begrijpt, moet u ingaan op de specifieke kenmerken van hun landschap en de problemen die zij dagelijks tegenkomen. Dit helpt om uw prospect te laten zien dat u goed bekend bent met de gebieden die belangrijk voor hen zijn.
Geef een overzicht van de doelstellingen voor uw voorstel. Dit zal voornamelijk zijn om het vooruitzicht te tonen dat u bedoelt om hen te helpen met hun zakelijke problemen door middel van de producten of diensten die u aanbiedt. Geef details over wat uw bedrijf onderscheidt van uw concurrenten en waarom u beter geschikt bent om met de prospect samen te werken dan zij zijn. Dit kan het praten over andere organisaties waarmee u heeft gewerkt omvatten, voorbeelden van eerdere projecten laten zien en details over uw kennis en expertise verstrekken.
Geef specificaties en veronderstellingen
Neem de scope op die u hebt geschetst met specifieke prijzen en planningen. Uw bedrijf kent mogelijk niet alle details voor de vereisten van de prospect, dus u moet mogelijk een aantal dingen overnemen, zoals hun interne budget en tijdlijnbeperkingen. U kunt die veronderstellingen opnemen in het voorstel en zelfs een aantal opties bieden. U kunt bijvoorbeeld schattingen geven voor een ommekeer van vier weken, een ommekeer van zes weken en een ommekeer van acht weken, met bijbehorende prijzen voor elke tijdlijn.
Sluit met een sterk argument
Uw conclusie voor de aanbiedingsbrief moet een korte samenvatting bevatten van de informatie die u de prospect heeft verstrekt. Bedank hen voor het nemen van de tijd om het voorstel dat u heeft ingediend te overwegen en geef hen informatie over wat u vervolgens moet doen. Het is van cruciaal belang om een call-to-action op te nemen in uw bedrijfsvoorstel. Dit kan inhouden dat u wordt gebeld om het voorstel verder te bespreken of om een vergadering te beleggen om de overeenkomst te ondertekenen. Geef tot slot informatie over hoe ze contact met u kunnen opnemen, met een aantal opties zoals e-mail, telefoon en website.
Volg de praktische tips
Om uw voorstelbrief effectiever te maken, stuurt u een aantal ondersteunende documentatie mee. Dit kan case-study's van uw vroegere klanten omvatten, getuigenissen van tevreden klanten en spreadsheets met statistieken die uw slagingspercentage aangeven.
Schrijf uw voorstel op het briefpapier van het bedrijf en laat het door een grafisch ontwerper ontwerpen als u over de bronnen beschikt. Aandacht voor het visuele element kan uw bedrijf helpen onderscheiden van concurrerende voorstellen die het prospect kan ontvangen.
Vergeet niet om te volgen
Hoewel dit geen direct onderdeel is van het voorstelbrondocument, is een van de belangrijkste elementen van het verzenden van een voorstel het opvolgen van het vooruitzicht. Bel of mail uw prospect na een paar dagen na het versturen van de brief met het voorstel om te weten te komen of zij vragen of feedback hebben over het document. Aanbieding om elementen te verduidelijken waarover zij wellicht nadere informatie nodig hebben. Door het op te volgen, help je een sterke relatie met de prospect op te bouwen.
