Wanneer een crisis plaatsvindt, is effectieve communicatie een van de stappen die gepaard moet gaan met de specifieke acties die door een organisatie worden ondernomen om de gevolgen te ondervangen en te verminderen. Bedrijven moeten communiceren met klanten en klanten, en werknemers, politici, toezichthouders en het publiek op de hoogte brengen. Als onderdeel van een groter crisiscommunicatieplan zijn persberichten een belangrijke manier om informatie te verspreiden onder alle betrokkenen. De manier waarop een bedrijf reageert op een crisis kan de publieke perceptie onmiddellijk beïnvloeden en heeft consequenties op de lange termijn. Organisaties hebben geleerd proactief te zijn, met leiders zowel toegankelijk als transparant. Wanneer getroffen groepen nauwkeurig worden geïdentificeerd en geïnformeerd, krijgen degenen die verantwoordelijk zijn voor het omgaan met een crisis, cruciale tijd om het effectief op te lossen.
Toon en transparantie
Crisissen kunnen en gebeuren met alle soorten organisaties, van overheidsbedrijven en privébedrijven tot ziekenhuizen en overheden. Aandeelhouders, klanten, werknemers, patiënten en kiezers hebben het recht om de waarheid op een tijdige en transparante manier te kennen. Organisaties die niet uitkomen kunnen zich gemakkelijk terugtrekken in een destructieve cyclus van waaruit ze het moeilijk of onmogelijk kunnen vinden om te herstellen. Leiders moeten alles in het werk stellen om hun toegankelijkheid en positieve relaties met de pers te behouden, zowel voor als tijdens een crisis, omdat de geloofwaardigheid kan bepalen hoe de crisis wordt gerapporteerd en hoe het publiek deze ziet. De pers is bedreven in het onderscheiden van open dialoog en transparantie versus vertraging en obfuscatie, en rapporteert dienovereenkomstig.
Concrete stappen
Organisaties moeten proactieve procedures ontwikkelen en toepassen, zodat ze voorbereid zijn wanneer een crisis toeslaat. Levelheaded actie overtreft elke keer paniek. De directieleden moeten onmiddellijk op de hoogte worden gebracht, zodat zij kunnen beginnen met de crisis, in plaats van erover na te denken op internet of in hun lokale nieuwsmedia. Gereglementeerde en vergunde bedrijven moeten de juiste instanties, zoals de Occupational Safety and Health Administration of het Federal Emergency Management Agency op de hoogte brengen. Effectieve persberichten geven al dergelijke specifieke stappen aan, inclusief data, contactinformatie, betrokken personeel en lopende plannen.
Verantwoordelijkheid
De geschiedenis heeft herhaaldelijk aangetoond dat organisaties die bereid zijn om verantwoordelijkheid snel en ondubbelzinnig te accepteren, snel het vertrouwen en vertrouwen van belangrijke kiezers kunnen herwinnen. In een bekend geval uit de jaren tachtig had de sabotage van Tylenol de eigenaar van het merk, Johnson & Johnson, jarenlang gemakkelijk kunnen afremmen. Zoals de New York Times meldde: "Maar slechts twee maanden later was Tylenol terug op de markt, dit keer in een fraudebestendige verpakking en ondersteund door een uitgebreide mediacampagne. Een jaar later was zijn aandeel in de $ 1,2 miljard analgetische markt, die van 37 procent na de vergiftiging tot 7 procent was gedaald, was teruggekeerd naar 30 procent. " Het bedrijf stelde zijn klanten voorop door 31 miljoen flessen terug te roepen en ze gratis te vervangen in een fraudebestendige vorm.
Lengte
Accurate en beknopte persberichten moeten over het algemeen op één enkele pagina passen en binnen 300 tot 500 woorden vallen. Buiten die lengte zijn redacteuren minder geneigd om de tijd te nemen om ze zorgvuldig te lezen. Wanneer ze per fax worden verzonden, voorkomen persberichten van één pagina ook de mogelijkheid van verloren of niet-overeenkomende pagina's. Indien nodig kan verdere communicatie worden verzonden wanneer aanvullende crisisinformatie of updates beschikbaar komen.
