Een grootboek van onroerend goed volgt de inkomsten en uitgaven in verband met onroerend goed. Het opzetten van een grootboek in onroerend goed is niet veel anders dan het opzetten van een ander soort bedrijfsboek. De eerste stap, ongeacht het type grootboek dat u aan het maken bent, is om te beslissen of u het handmatig wilt doen of dat u gecomputeriseerde software gebruikt. Beide hebben voor- en nadelen.
Hoewel het bijhouden van een handmatige ledger in het computertijdperk verouderd lijkt, kan het voor een klein bedrijf of een alleenvertegenwoordiger zinvol zijn. Het grootste voordeel van een papieren grootboek is dat je alles in één oogopslag kunt zien, er is geen bladeren en er is geen manier om uit te zoeken hoe de pagina's bij elkaar passen zodra ze worden afgedrukt. Andere voordelen zijn het overal mee naar toe nemen, de mogelijkheid om het op elk moment open te klappen en uw inzendingen te bekijken en geen zorgen te maken over computercrashes die uw gegevens vernietigen.
De nadelen van papieren grootboeken zijn dat je ze handmatig moet optellen en aftrekken, wat gemakkelijk tot fouten kan leiden. Ze kunnen ook meer tijd in beslag nemen als u grote hoeveelheden gegevens moet invoeren. Bovendien is er geen gemakkelijke manier om de informatie met anderen te delen. U kunt een grootboek niet snel e-mailen of uploaden.
De voordelen van software zijn automatische berekeningen, snelle en eenvoudige invoer, de mogelijkheid om de informatie snel met uw accountant of anderen te delen en het feit dat er verschillende programma's speciaal voor onroerend goed zijn gemaakt. Ook kunt u vaak direct online ondersteuning krijgen als u vragen hebt over waar en hoe items moeten worden ingevoerd.
De nadelen van software zijn dat je constant een back-up moet maken in geval van computerproblemen, je boekje is niet zo draagbaar als je geen laptop hebt en het is vaak gemakkelijker om getallen in de verkeerde kolommen te plaatsen dan in een paper grootboek waar u de hele pagina kunt zien.
Zodra u hebt besloten welke methode geschikt voor u is, is het tijd om te beslissen over de categorieën in uw grootboek.
Deze stap is hetzelfde voor zowel papieren als softwaregebaseerde grootboeken. Als u echter software koopt zoals Real Estate Agent Accelerator, zijn veel van de categorieën al voor u beschikbaar. Als dit het geval is, maakt u in elk geval een lijst met categorieën en voegt u er een toe die de software nog niet voor u heeft toegevoegd.
Als u geheel nieuwe categorieën maakt, pak dan een stuk papier en maak twee kolommen, één voor uitgaven en één voor inkomsten. Je kunt zo gedetailleerd zijn als je wilt, maar voorkom dat je te algemeen bent. U wilt een aantal inkomstenstromen scheiden voor belastingdoeleinden, zoals commissies en bonussen.
Bekijk voor de kolom met inkomsten alle soorten inkomsten die u verwacht te ontvangen en maak een lijst. Wees er zeker van en voeg ook een "overige" of "andere" categorie toe, omdat er altijd onverwachte items zijn die gewoon nergens anders passen.
Doe hetzelfde voor de uitgavenkant. Denk aan de verschillende soorten uitgaven die u maakt en vermeld ze. Ze kunnen naar wens worden gecombineerd of gescheiden, maar u wilt items die van invloed zijn op uw belastingen anders houden in hun eigen kolommen. U kunt bijvoorbeeld een vermelding voor kantoorbenodigdheden en een vermelding voor schoonmaakbenodigdheden hebben, of u kunt ze combineren in een enkele categorie, omdat ze allebei op dezelfde manier worden afgetrokken van uw belastingen (als onderhoudskosten). Vraag uw belastingadviseur om advies, maar sommige items die u waarschijnlijk apart moet houden, zijn reiskosten en grote aankopen zoals voertuigen, omdat deze uitgaven anders worden afgetrokken.
De laatste stap is simpelweg om de toppen van de kolommen in te vullen met de categorieën die u hebt gemaakt en beginnen met het invoeren van gegevens onder elke kolom wanneer deze zich voordoen.
Als u een papieren grootboek gebruikt, is het vaak het gemakkelijkst om de ene helft van het boek aan de uitgaven te besteden en de andere helft aan de inkomsten. De duidelijke scheiding tussen beide helpt u bij het voorkomen van toegangsfouten.
Als u een spreadsheetprogramma gebruikt, kunt u overwegen om twee aparte bestanden te maken, een voor inkomsten en een voor uitgaven om verwarring te voorkomen. Sommige programma's stellen deze twee categorieën automatisch in voor u, wat ook helpt fouten te voorkomen.
