Bedrijven gebruiken een grootboek om de verdeling van het eigendom in het bedrijf te registreren. Invoer in het grootboek geeft de eigenaren van het bedrijf en het percentage dat elk bezit weer, evenals eigendomsoverdrachten in het bedrijf, volgens het tijdschrift 'Ondernemer'. Deel grootboeken, die ook stock ledgers worden genoemd, registreren de eerste uitgifte van aandelen aan aandeelhouders en alle daaropvolgende overdrachten. Ze bevatten specifieke gegevens over elke overdracht en verwerving van aandelen in een bedrijf, zoals de klasse, het aantal en de waarde van gekochte of overgedragen aandelen, de namen en contactinformatie voor elke betrokken partij en de geldwaarde van de transactie.
Items die je nodig hebt
-
Boekhoudkundige tijdschriften
-
Bron documenten
-
Grootboekpad
-
Computer spreadsheet
-
Boekhoudsoftware
-
Auditplan
Informatie verzamelen
Raadpleeg boekhoudingsjournalen die een chronologisch overzicht van de transacties van een bedrijf weergeven in de vorm van een journaalboeking. Accountants houden vaak speciale tijdschriften voor specifieke soorten transacties, volgens Quick MBA, zoals salarisadministratie, facturen en de overdracht en verkoop van aandelen. Elke vermelding in het dagboek van een accountant wordt een journaalboeking genoemd. Zoek journaalboekingen die de datum van elke voorraadtransactie registreren, aan wie de aandelen zijn uitgegeven, het aantal en de waarde van de aandelen en de totale waarde van de transactie.
Bevestig de informatie over de distributie van de gegevens die is vastgelegd in het dagboek van de accountant door elke journaalboeking te verifiëren met brondocumenten. Brondocumenten zijn afkomstig van en bevestigen juridisch alle zakelijke transacties, volgens het tijdschrift "Enrepreneur", zoals de uitgifte of overdracht van aandelen. Brondocumenten omvatten aandelencertificaten, bankgegevens die de betaling voor aandelen documenteren en documentatie voor dividenden die aan de eigenaar van de aandelen zijn betaald.
Verzamel de gegevens die vereist zijn door een grootboek uit de brondocumenten en boekhoudingsjournalen.Transacties op een grootboek, ook wel "posts" genoemd, omvatten doorgaans certificaten van aandelen, de datum van de transactie, de naam en het adres van de aandeelhouder, het aantal en de categorie van aandelen en de waarde van de gehele transactie. Deel grootboekposten classificeren het type transactie als een credit of een debet voor de onderneming. De berichten verdelen transacties ook in subcategorieën op basis van het type transactie dat wordt geregistreerd, zoals aandelenoverdrachten, aandelen die zijn uitgegeven als onderdeel van een voordelenpakket, of preferente aandelen die zijn uitgegeven aan bedrijfsleiders.
Het grootboek invullen
Label de categorieën en subcategorieën voor elk type transactie dat uw grootboek zal opnemen met een afgedrukte grootboekpad, een computerwerkblad of boekhoudsoftware. In elke subcategorie, organiseer elk bericht door de account of aandeelhouder die betrokken is bij de transactie, en geef vervolgens elke transactie op datum weer. Minimumprijsboekingen vermelden de entiteiten die bij de transactie zijn betrokken, de waarde van de transactie en een korte beschrijving ervan.
Vul elke grootboekposten in met gegevens die zijn verzameld uit boekhoudjournaalboekingen en brondocumenten en werk het grootboek vervolgens regelmatig bij met nieuwe gegevens over delen. Grootboekposten moeten in verhouding staan tot de hoeveelheid zaken die de accountants van een onderneming in haar tijdschriften vermelden, aldus het tijdschrift 'Ondernemer'. Werk het grootboek dagelijks, wekelijks, maandelijks of driemaandelijks bij, afhankelijk van de behoeften en vereisten van het bedrijf.
Controleer het grootboek regelmatig, bijvoorbeeld per kwartaal of eenmaal per boekjaar, om te verzekeren dat het de verdeling van aandelen in het bedrijf nauwkeurig vastlegt en weergeeft. Vergelijk de gegevens en totalen die zijn opgenomen in de subcategorieën van het grootboek met de totalen die zijn opgenomen in inclusieve categorieën en verifieer die cijfers vervolgens met brondocumenten en journaalboekingen. Geverifieerde grootboekgegevens kunnen verschillen in boekhouding oplossen, zoals fouten bij het intoetsen van gegevens in boekhoudingsjournalen en contante rekeningen. Deelgrootboeken kunnen ook trends in aandelenbezit en overdracht identificeren.
Tips
-
Gebruik de grootboekgegevens om het voorraadhoudings- en distributiebeleid te informeren, en om te bepalen hoe u dividenden uitkeert en andere overwegingen voor aandeelhouders.
Deelgrootboeken helpen bij het definiëren van de eigendomsstructuur van een bedrijf voor belastingdoeleinden.
