Een handmatig salarissysteem wordt volledig met de hand uitgevoerd, terwijl een geautomatiseerd salarissysteem een bedrijf toelaat zijn loonadministratie te verwerken via speciale salarissoftware. Een handmatig systeem kan leiden tot payroll-fouten en is meestal een langzaam, arbeidsintensief proces. Geautomatiseerde systemen bieden een aantal voordelen, waaronder verhoogde nauwkeurigheid en snelheid.
Tijdimport
Veel werkgevers gebruiken een tijdregistratiesysteem, zoals een tijdklok, om de werktijden van werknemers bij te houden. Een handmatig systeem vereist het bijhouden van de tijd van de medewerker met de hand, maar een geautomatiseerd salarissysteem heeft de mogelijkheid om personeelsinvoeringen van het tijdregistratiesysteem automatisch naar het salarissysteem te verzenden.Een dergelijk systeem kan normale uren van overuren scheiden, hoewel werknemers af en toe aanpassingen moeten kunnen aanbrengen.
Automatische berekeningen
Geautomatiseerde salarissystemen kunnen werknemersuren in kwartuursegmenten afronden en nauwkeurig het totale aantal gewerkte uren berekenen dat moet worden betaald, waardoor tijd wordt bespaard die wordt besteed aan handmatige berekeningen. Deze systemen berekenen alle betaalfrequenties, zoals wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks en maandelijks, op basis van de ontvangen invoergegevens.
Een geautomatiseerd salarissysteem berekent automatisch de wettelijke aftrekposten van werknemers, zoals belastingen en loonsaneringen, en vrijwillige aftrekposten, zoals parkeertarieven, 401 (k) -bijdragen en medische voordelen. De payrollpersoon voert eenvoudigweg de gegevens in waarop de aftrekkingen zijn gebaseerd, zoals formulier W-4-informatie voor bronbelastingheffing.
Paycheck-verwerking
Voor een handmatig salarissysteem moet u loonstroken op een typmachine of met de hand afdrukken. Een geautomatiseerd salarissysteem heeft directe stortingsmogelijkheden, waarmee u geld kunt besparen dat wordt besteed aan live checks en reconciliatie. Bovendien gebeurt het automatisch afdrukken van loonstroken en betaalstubs snel, ongeacht het volume.
Genereren van rapporten
Een geautomatiseerd salarissysteem genereert payroll-rapporten waarmee u de loonlijst dubbel kunt controleren voordat u loonstrookjes of loonstrookjes afdrukt. Het Amerikaanse ministerie van arbeid eist van werkgevers dat ze de loonadministratie ten minste drie jaar bewaren. Een geautomatiseerd systeem maakt het mogelijk om de loonlijstregisters voor elke betaalperiode te printen en deze informatie wordt ook voor onbepaalde tijd in het systeem opgeslagen.
Geautomatiseerde systemen helpen de naleving van de loonbelasting te garanderen door het genereren van belastingrapporten, inclusief kwartaal- en jaarloonafschriften en formulieren voor werknemers W-2. Deze systemen voorzien de accountants van de onderneming van de gegevens die nodig zijn om de loonbelasting en de afstemmingstaken van het bedrijf af te handelen en de nodige rapporten af te drukken. Bovendien volgen deze systemen uitkeringsdagen, zoals vakantie en persoonlijke tijd, die worden genomen en betaald.
