Een verzoek om voorstellen is een document dat is uitgegeven door een bedrijf, een non-profitorganisatie of een overheidsinstantie en waarin wordt gepleit voor antwoorden van potentiële leveranciers op de vermelde vereisten. Hoewel RFP's variëren in grootte, omvang en vorm, hebben ze meestal betrekking op vergelijkbare onderwerpen. Een RFP zal gewoonlijk de verkopers vertellen over de sponsorende entiteit, wat zij wil verkrijgen en de voorwaarden voor selectie uiteenzetten. Een RFP vraagt de leveranciers meestal om uit te leggen waarom ze gekwalificeerd zijn om te reageren, hoe ze de in het voorstel beschreven doelstellingen willen bereiken en de prijs die ze verwachten te betalen.
Beschrijf het doel en de reikwijdte van de RFP, inclusief de goederen, producten of diensten die u wilt aanschaffen en de kwalificaties waarvan u verwacht dat de leverancier ze bezit. Hierdoor kunnen de leveranciers bepalen of ze in aanmerking komen en willen reageren. Door aan te geven dat uw bedrijf in drie maanden 10.000 blauwe widgets nodig heeft, zoekt uw organisatie naar een locatie en apparatuur om dagelijks 200 maaltijden voor oudere klanten te bereiden en te serveren, of uw bureau heeft training nodig om de klantenservice te verbeteren, u kunt uw eigen en uw tijd en moeite van verkopers.
Schrijf een beschrijving van uw bedrijf, organisatie of bureau die potentiële verkopers nuttige gegevens biedt. Aangezien het de meeste verkopers tijd en geld kost om op uw RFP te reageren, helpt dit om een toekomstige werkrelatie tot stand te brengen. Leg uit wat u van plan bent te bereiken met hun product of dienst. Identificeer de mensen aan wie zij hun vragen en correspondentie moeten richten.
Specificeer de omvang van het werk tot in de kleinste details, zodat leveranciers nauwkeurige projecties van arbeid, materialen en andere kosten kunnen maken.Vermeld uw geplande voltooiingsdata, zodat zij een realistische tijdlijn kunnen ontwikkelen. Beschrijf voorwaarden waaraan u van hen denkt te voldoen, zoals arbeids-, milieu- en veiligheidsnormen. Vermeld de prestatienormen die u nodig hebt en hoe u verwacht dat u hun inspanningen zult controleren en evalueren.
Maak een lijst van de plannen, rapporten, producten, diensten en materialen waarvan u verwacht dat ze die zullen opleveren en wanneer u wilt dat elk voltooid is. Leveranciers kunnen omstandigheden hebben die verhinderen dat ze leveren wat u vraagt wanneer u het verwacht. Verschillen tussen uw verwachtingen en die van een leverancier zijn waarschijnlijk het onderwerp van discussie tijdens contractonderhandelingen. Sommige RFP's bevatten een sectie met standaarditems van het voorgestelde contract, zoals annuleringsbepalingen en vertrouwelijkheidsovereenkomsten
Neem in uw RFP de criteria op die u zult gebruiken om de antwoorden die u ontvangt en de manier en timing van de toekenning aan de winnende bieder te evalueren. Dit is belangrijk om claims van vriendjespolitiek of andere oneerlijke praktijken te voorkomen. Veel RFP's gebruiken een puntensysteem, waarbij punten worden toegekend voor zaken als kosten, omvang van werkzaamheden, kwalificaties en personeel.
