Financiële administratie voor een kerk kan variëren met de voorkeuren van de congregatie en de vereisten van een denominatie. Grotere kerken huren meestal fulltime accountants in voor alle aspecten van financiën. Kleine kerken hebben de neiging om zelfstandig met financiën om te gaan en kiezen meestal een lid als penningmeester of secretaris van financiën.Vaak heeft dit lid weinig of geen ervaring met de vereiste boekhouding, budgettering, het opstellen van beleid en de afhandeling van werkgelegenheid, belastingen en donaties. Een proces van vallen en opstaan is echter geen optie, aangezien een ontoereikend volgen van de financiën van kerken onvermijdelijk leidt tot verduistering en juridische consequenties.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Financiële boekhoudsoftware zoals Quickbooks of Peachtree
Leg schriftelijk vast hoe de kerk haar financiën zal afstemmen op toegestane en verboden uitgaven. Het beleid moet alle procedures en goedkeuringsprocedures beschrijven voor het gebruik van kleine kasrekeningen, leningopbrengsten, creditcards, andere kredietlijnen en donaties.
Houd gedetailleerde en nauwkeurige financiële gegevens bij voor alle opbrengsten die de kerk binnenkomen en voor alle overgemaakte bedragen met donaties, salarissen en crediteuren. Kerken moeten beginnen met het bijhouden van alle ontvangsten en vervolgens een grootboek opstellen waarin alle inkomende opbrengsten en uitgaven worden geregistreerd met boekhoudsoftware zoals Quickbooks of Peachtree. In het geval van discrepanties of belastingtijd bespaart een goede registratie tijd, geld en hoofdpijn bij het leveren van bewijs voor de toewijzing van fondsen.
Maak vanaf het begin een budget om de financiën onder controle te houden. Dit is nog belangrijker voor kerken die met een kleiner budget werken. De aard van donaties biedt onvoorspelbaarheid beïnvloed door verschillende factoren, waaronder de economie. Door een voorzichtig budget te houden, kunnen kerken zich op dergelijke omstandigheden voorbereiden door een overschot bij de hand te houden en de kosten te besparen wanneer dit gerechtvaardigd is. Budgetteren omvat niet alleen het toewijzen van geld voor uitgaven, maar ook het schatten van opbrengsten en donaties die de kerk binnenkomen. Kerken moeten rekening houden met alle kosten bij het maken van het budget voor onderhoud, marketing, upgrades van faciliteiten, salarissen, toelagen, programmabeheer en activiteiten. Stel een budget op door met bestuursleden en kerkfunctionarissen kwesties te bespreken om een consensus te bereiken.
Tips
-
Zelfs kleine kerken met een beperkt budget moeten periodiek de diensten van een accountant inroepen om financiële gegevens te bekijken en advies te geven over het indienen van belastingen. Het gebruik van een accountant voor zover het budget dit toelaat, zorgt ervoor dat de kerk voldoet aan de wettelijke vereisten.
