Als u een bedrijf heeft, hebt u de mogelijkheid om benodigdheden op krediet te kopen. De enige manier om dit te doen bestaat uit het indienen van een bestelling die aangeeft wie de aankoop goedkeurt. Zonder een inkooporder riskeert u in uw cashflow te snijden of uw schuld te vergroten, omdat u met contant geld of met krediet moet kopen. Door een bestelling aan te maken, kunt u binnen een periode van 90 dagen betalen. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat u blijft werken.
Open een nieuw document met de documentbewerkingssoftware van uw voorkeur. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting of Quickbook bevatten de hulpprogramma's voor het maken van een inkooporder. Als u een gratis optie wilt, kunt u met Google Documenten hun online tekstverwerkingsprogramma gebruiken en biedt Open Office.org gratis alternatieven voor MS Office-producten.
Typ uw bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres in de linkerbovenhoek van het document. Als u een logo hebt, importeert u het en plaatst u het links van uw bedrijfsnaam en adres. Op de onderste regel onder uw adresinformatie kunt u uw btw-nummer voor de detailhandel opnemen, zodat u de kwaliteit kunt gebruiken voor vrijstelling van omzetbelasting voor bepaalde soorten zakelijke benodigdheden.
Maak een spatie voor het bestelnummer door "Inkooporder" in te voeren **** ____ "in het bovenste gedeelte van het document. Wanneer u uw bestelling gebruikt om goederen aan te schaffen, wijst u een nummer toe in deze ruimte, zodat het er ongeveer uitziet als" Inkooporder 00012. Als u in Quickbook of Peach Tree werkt, is de software zal automatisch een volgnummer toekennen.
Maak een 'Vervaldatum'-sectie in de rechterbovenhoek van het document. Stel het lettertype voor deze informatie in op 20 of 22 punten, zodat de leverancier weet wanneer u de bezorging nodig heeft.
Maak afzonderlijke kolommen voor elk detail van het product dat u wilt kopen. Gemeenschappelijke kolommen zijn datum, hoeveelheid, artikelomschrijving en productprijs. Sommige leveranciers hebben echter aanvullende informatie nodig, zoals UPC-nummer of catalogusnummer. Maak drie 'overige' kolommen om tegemoet te komen aan unieke product-ID's.
Maak een subtotaal, belasting en grote totale ruimte onder de kolommen die de gehele aankoop omvatten.
Maak een 'Delivery Instructions'-sectie onderaan de pagina die ruimte moet bevatten voor een afleveradres (indien dit afwijkt van het bedrijfsadres) en speciale instructies over waar de bezorger de producten moet nemen.
Maak een handtekeningregel voor de handtekening van de bevoegde ondertekenaar. U kunt de persoon elke bestelling laten ondertekenen, maar veel van de tekstverwerkingsprogramma's zullen u toestaan om een grafische handtekening te importeren en deze in het document te plaatsen.
Vul helemaal onderaan het formulier de voorwaarden van de aankoop in, zoals acceptatie van levering, beschadigde goederen, factuurvereisten en betalingsvoorwaarden.
