U zou niet de eerste zakelijke professional zijn die zou nadenken over de beste manier om met een vertrouwelijke faxtransmissie om te gaan. Label het als 'vertrouwelijk' en je kunt ongewild nieuwsgierigheid en een inbreuk op de privacy van iemand uitnodigen. Sla het over en de gevolgen kunnen nog erger zijn. Behandel beide zaken door uw fax duidelijk als "vertrouwelijk" te markeren op het faxvoorblad. Plaats vervolgens een aantal tanden in de waarschuwing voor oog-uit door een bericht van een vertrouwelijke voettekst onder aan het vel te schrijven.
Maak een nieuw document in uw tekstverwerkingsprogramma met marges van 1 inch. Plaats uw bedrijfslogo, indien van toepassing, bovenaan de pagina.
Plaats het woord 'Vertrouwelijk' in het vet bovenaan de pagina. Hoofdletters de letters voor de nadruk. Plaats de woorden 'Fax', 'Faxvoorblad' of 'Faxverzending' onder en gecentreerd voor snelle herkenning.
Schrijf "Datum:" "Tijd:" en "Aantal pagina's, inclusief voorblad:" aan de linkerkant van het voorblad. Spatie tweemaal en schrijf "geadresseerde:" "Faxnummer:" en "Telefoonnummer:" op afzonderlijke regels. Spatie opnieuw twee keer en schrijf: "Afzender:" "Faxnummer:" en "Telefoonnummer:" op afzonderlijke regels. Het opnemen van fax- en telefoonnummers is een slimme manier om je bases te dekken, vooral als de fax zoekraakt, misplaatst of nooit aankomt. Als een nummer onjuist is of twee nummers zijn overgezet, kunt u de fout bij toekomstige faxtransmissies corrigeren.
Personaliseer uw faxvoorblad met een gedeelte dat geschikt is voor uw zakelijke behoeften. Als u bijvoorbeeld regelmatig faxen naar dezelfde persoon of afdeling verzendt, kunt u een vak maken met de kop "Routinginformatie" of "Volgende stappen". Of, houd uw opties open door een "Opmerkingen" -sectie te maken, zodat u deze kunt overhandigen - schrijf een notitie of instructies, zoals: "Bel me alstublieft onmiddellijk om de ontvangst van deze fax te bevestigen."
Schrijf een voettekstbericht onderaan het faxvoorblad. Net als bij een vertrouwelijke waarschuwing die u op sommige e-mails ziet, moet dit bericht aangeven dat de fax: vertrouwelijk is; is alleen bedoeld voor de geadresseerde; en bevat informatie waarvan "openbaarmaking, kopiëren, gebruik of verspreiding" verboden is. Het moet ook vragen dat de afzender op de hoogte wordt gebracht van een onjuiste ontvangstbewijs - nog een goede reden om een telefoonnummer bovenaan een faxvoorblad in te vullen.
