Wanneer de prestaties van medewerkers onder de verwachtingen van de onderneming liggen, ontwikkelen veel werkgevers prestatie-verbeteringsplannen. Het doel van een prestatieverbeteringsplan is om de werknemer een kans te geven om prestatietekortkomingen te verhelpen met behulp van een gestructureerde methode die supervisorbegeleiding en regelmatige monitoring omvat om de voortgang te meten. Sommige prestatieverbeteringsplannen zijn de laatste mogelijkheid die een werknemer heeft om in loondienst te blijven. Bouw daarom plannen met strikte richtlijnen die de consequenties vermelden waarvan een werknemer op de hoogte wordt gesteld wanneer u het plan schrijft.
Beoordeel het prestatieoordeel van de medewerker voor de huidige evaluatieperiode. Vergelijk het met functioneringsgesprekken voor eerdere beoordelingen om te bepalen of de medewerker zijn bekwaamheid in het verleden heeft getoond met betrekking tot actuele problemen.
Maak een lijst van de prestatienormen waarbij de prestaties van de medewerker niet aan de verwachtingen voldoen. Als de prestatiestandaarden bijvoorbeeld aangeven dat een klantenservicemedewerker 85 procent tevreden moet zijn met feedback van klanten, moet een medewerker van wie de beoordeling slechts 60 procent is, verbeteren. Verbeterpunten kunnen zijn: communicatievaardigheden, procedures voor klantbegeleiding en mogelijk onderhandelings- en conflictoplossingsvaardigheden.
Bespreek de sterke punten van de werknemer en gebruik deze vaardigheden om te verbeteren op gebieden waar zijn prestaties moeten verbeteren. Een medewerker die bijvoorbeeld een uitstekende vaardigheid toont in het telefonisch assisteren van klanten, kan werken aan het overbrengen van die goede communicatievaardigheden bij het assisteren van klanten bij persoonlijke interactie. Vraag de medewerker om informatie over hoe hij zou kunnen verbeteren, zoals training van beroepsvaardigheden of persoonlijke begeleiding van een leidinggevende of een doorgewinterde medewerker.
Specificeer gebieden voor verbetering in volgorde van prioriteit. Kritieke gebieden staan voorop, gevolgd door gebieden waar de medewerker latere verbeteringen of kleine aanpassingen kan aanbrengen. Overweeg om kleine aanpassingen voor verbetering te integreren als het relatief eenvoudige oplossingen zijn die de medewerker onmiddellijk kan oplossen.
Documenteer de feedback van de medewerker en de aanbevelingen van de supervisor. Stel een geschreven plan op met prestatietekorten, volgens de prestatienormen. Vermeld daarnaast de activiteiten die de werknemer zal nemen om te verbeteren en de middelen die nodig zijn voor verbetering.
Plan mijlpalen voor het bewaken van de voortgang van het plan voor prestatieverbetering. Als de geplande duur bijvoorbeeld 45 dagen is, zouden wekelijkse follow-upconferenties met een supervisor stapsgewijze verbeteringen moeten onthullen.
Vermeld de gevolgen van het niet volgen van de voorwaarden van het plan voor prestatieverbetering. Afhankelijk van de gebieden en soorten verbeteringen kan verwijdering van de positie of zelfs beëindiging het gevolg zijn van het feit dat een medewerker de voorwaarden van het plan niet voltooit.
Vraag toestemming van de werknemer voor de voorwaarden van het prestatie verbeterplan. Geef de medewerker een kopie van het plan en vraag hem om het te ondertekenen om aan te geven dat hij de vereisten en de gevolgen begrijpt.
Voeg een kopie van het huidige prestatiebeoordelingsplan bij het prestatieverbeteringsplan en document beide documenten in het personeelsdossier van de werknemer.
